企业行政机关文档一体化管理系统

文档一体化，即文件档案管理一体化，是企业行政机关文档管理的规范化体现。在我国当前文档管理工作中，文档一体化的科学管理管理不仅有利于树立合理的文档管理理念，而且通过采用先进的技术手段有利于建立统一的文档管理体制。本文作者依据多年工作经验，对企业行政机关文档一体化管理系统研究分析，以便和同行切磋、交流。

【关键词】企业行政 机关 文档一体化软件

1 关于企业行政机关电子文档一体化管理的含义

虽然说文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段，但究其实质，二者同源一体。可以说没有文书工作就没有档案管理工作，文件是档案的基础，档案来源于文书，文书工作的质量决定着档案工作的质量，档案是文书的变体、精华以及归宿。因此，文件管理和档案管理的物质对象是一致的，也是统一的。

结合对企业行政机关文件、档案一体化管理的认识，综合多方对文档一体化的理解，电子文档一体化管理的含义概况言之，可以科学地定义为：为实现企业行政机关现行文件乃至馆藏档案管理的高效和优化，从系统论的角度出发，借助计算机及网络技术，在文件生命周期理论的指导下，对企业行政机关文书工作和档案工作进行统筹规划、科学管理，实现文档管理的系统化、规范化。

具体而言，这一含义包括四个方面的内容：系统思维是文档案一体化管理的科学指导思想，以计算机技术和网络技术为代表的信息技术可以从技术方面保障文件、档案一体化管理。

2 企业行政机关文档一体化管理的意义

在企业行政机关实现文档一体化管理有利于最大限度地开发文件和档案信息资源。通过文档一体化管理，人们不但可以通过办公自动化系统，了解到现行的文件信息，而且可以借助超文本的链接方式查询到相关的档案信息。如此一来，大大提高了企业行政机关信息的共享程度，也便于最大限度地开发和利用文件与档案信息资源。

文书工作与档案工作进行规范街接，这是企业行政机关办公室的主要工作之一，也是提高档案质量的基础工作。

随着企业行政机关向电子政务的迈进，电子公文在企业行政机关的管理中正发挥着日益重要的作用。相比于纸质文档，无论在形成过程、物理形式、还是存储特性等方面，电子文档的都与其有着本质的区别。所以，在当今网络时代，应及时、适时地建立起新型的文档管理规范。

企业行政机关文档一体化管理适应了文件和档案工作的改革要求和发展规律，有利于提高机关文件和档案管理的工作效率和管理水平。可以说，文档一体化体现了企业行政机关管理信息网络化程度及其行政管理水平。

3 企业行政机关文档一体化管理中存在的问题

虽然企业行政机关文档一体化管理具有重要的意义，但在其实际施行中，现状却不尽如人意，影响文档一体化管理的实施即其存在的主要问题有：

3.1 缺少统一的标准和制度

由于长期以来文件工作和档案工作沿用的一直都是文件和档案工作分开管理体制， 文书、 档案工作各自为阵，文件和档案部门在文档一体化管理问题上总是不一致。这种不一致及矛盾不但影响了文档一体化管理进程的实现，而且造成档案服务于社会工作职能滞后。

3.2 文档一体化管理软件具有局限性

目前已有的文档一体化管理软件中，有很大一部分还停留在模拟手工文件管理的水平上。这就导致了如今文档一体化管理软件出现了如下一些共性问题，如低水平重复，功能雷同；档号不统一，导致可读性差；通用智性差，且安全性低，科技含量少，检索质量也不高。

3.3 文档一体化管理队伍整体素质偏低

在文档一体化管理中，文档管理人员不但要精通文件及档案的管理业务，而且要能熟练操作计算机等现代办公设备。可是大多由职工家属或随调人员等组成的文档管理人员不仅缺乏文档管理的专业背景而且知识结构老化。不仅如此，文档管理人员还更换频繁。加之文档人员的学习培训、进修提高的机会又偏少，所以在企业行政机关的文档一体化管理中，两者都懂的专业人员寥寥无几。

3.4 企业文档一体化管理案例试析

随着中国海油信息化进程的持续推进，信息化手段在日常办公、行政管理、公文处理等领域的运用已经日渐深入。为了更好的提升海洋在文件处理方面的效率与规范性，进一步推动企业政务办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，海洋石油总公司于2009年启动文档一体化系统建设项目，并于2011年1月正式发文向二级单位推广系统。

2013年中海石油化学股份有限公司海南基地开展了文档一体化管理系统的建设工作，实现了体系化公文管理。该项目完成了服务器配置、系统搭建、系统配置等工作，实现与化学公司总部系统实现对接，实现了与兰台系统、OA系统进行集成，完成收发文件的实时归档及发布并在海南基地OA上集成系统入口。2013年8月30日系统正式上线运行。文档一体化系统的建设，有力的支持海南基地的办公现代化、信息资源化、传输网络化，实现海南基地文件处理的全面信息化。公司文件的收、发、归档等完全实现线上流转，真正实现了无纸化办公，并且可以即时发送文件到各所属单位，减少了中间传输环节的时间和成本。缩短了发文审核、会签、签发、排版、分发和收文登记、拟办、阅批时间，由原来的公文处理全流程办理时间2个工作日时缩短为现在半个工作日即可完成。海南基地全年大约收发文300余件，公司级会议纪要100余件，全年节约600个人天的工作量，可节省36万元的人工成本。

文档一体化管理系统实现了上级与下级单位、平行单位间的公文传输，大大提高了公文传输的效率。文档一体化管理系统使用流程图形化跟踪技术，实现审批流程操作过程的可追溯性。根据用户需求快速地对软件系统进行调整，降低了软件开发、部署实施和维护过程中的成本和风险。区别于以往公文系统与档案系统的割裂性，文档一体化管理系统实现了文档自动归档到档案管理子系统的功能，提供用户对档案进行著录、编研、销毁、借阅和查询等操作。

目前，文档一体化管理系统已在总公司及十四家二级单位获得良好运行并也同时得到了用户的充分认可，特别是在中海石油化学股份有限公司海南基地获得了良好应用。

综上所述，企业行政机关文档一体化管理具有重要意义，但其现状却仍有隐忧。做好文档一体化管理，仍任重道远，需要我们为之付出努力。

作者单位

海洋石油富岛有限公司 海南省东方市 572600