民航空管系统基建档案管理的电子化研究

对于民航空管系统这一飞速发展的行业，基础建设项目不断增多，实现档案的电子化管理不仅能够加强档案管理的规范化、流程化，同时还能提高工作效率，使空管系统内的各单位有效共享档案资源。本文就空管基建档案的电子化管理做了系统的业务梳理、需求分析和功能设计，该系统的档案管理符合档案管理业务流程，并遵循国家及民航业内法律法规及相关规定，做到安全、有效的电子档案管理。

【关键词】档案管理 系统设计 信息系统

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。空管基建档案是民航空管系统各部门在基础建设活动中的记录资料，它不仅仅项目前期的立项批复、工程招投标、工程的勘察设计、施工、监理及竣工、行业验收的全过程，还包含了项目在交付使用单位后的改扩建、维修等施工过程的资料，这些资料形式有文档、表格、照片、声像等，它是全体参与项目建设人员的劳动果实和智慧结晶，更要重要的是，这些记录资料为今后进行的工程建设、维护维修、和改建扩建提供了决策依据。

1 业务分析

结合目前本单位对纸质基建档案的管理现状，未来对电子档案的管理大致包含以下几个业务板块，包括核心业务、查询利用、借阅服务、数据操作、原始档案提供。

通过对档案管理业务分析，系统的用户主要分为三类。业务管理人员接受到由档案资料的提供移交来的资料，并通过系统的核心业务各功能将原始资料上传、归档、整理成为电子档案。系统的业务人员可以通过系统进行档案的查询、统计、借阅等操作，而仅有借阅权限的人员可通过系统的借阅服务进行文档浏览和纸质借阅。

2 设计方案

2.1 设计目标

（1）系统需满足华东空管局机关到各运行单位之间的对档案管理业务的需求，满足不同行政职务和级别的业务人员。

（2）系统具有实用性，要以满足用户、方便用户使用为设计目标，真正发挥档案电子化管理的的优势，实现档案数据共享，提高业务人员办公效率。

（3）系统可以通过空管内部局域网实现用户之间的信息传输、发布和共享。

（4）系统对与数据的安全性有一定的保障，通过不同用户配置不同的访问权限，保证数据的相对安全。

（5）设计中需注意考虑系统内硬件和软件需具有较强的兼容性，能够适应在各种计算机平台上运行，能够将系统中的先进的设备、软件有机的结合，充分发挥作用。

2.2 总体结构

如图1所示，系统的数据库层按存储数据的不同分成三个类别的库，分别是基础数据库、配置数据库、应用数据库，三类数据库互相关联，为系统提供底层的数据支撑。

基础层主要实现系统基础信息和功能的管理，包括组织机构、接口驱动、权限、工作流服务等管理功能。

系统业务层实现了档案管理业务的各项功能，是系统功能实现的主体，满足用户对档案管理业务的使用需求。他通过基础层的功能实现与数据库之间的数据交互，从而完成用户在系统上的各项操作。业务层包括档案核心业务、数据操作、查询利用、借阅服务、档案验证几大模块。通过核心业务模块完成对档案的采集、建档、归档、变更、销毁操作工作流服务模块实现对档案业务的流程化管理，使借阅服务和归档业务在系统中实现的更加科学合理。档案查询模块可以事项档案的搜索和关键字查询。数据操作模块是系统对数据库中各项数据的利用，主要体现在可以进行数据的返回和显示，让档案呈现在用户的屏幕。

配置管理层通过向基础层的组织机构管理、权限管理、日志管理、工作流管理模块配置相关数据及定义相关接口，同时，向业务层各功能模块的显示模式提供数据信息、配置模块之间的关系。

安全管理层可以实现系统中的数据的加密和访问权限的控制。身份验证侧通过电子身份与物理身份的确认保证用户对数据操作的合法性、规范性，实现有效的管理。

2.3 功能模块

档案管理系统是一个应具有综合管理功能的系统，涵盖档案生成到销毁的整个过程，档案管理过程中所有需要使用计算机操作和处理的环节都需要包含在系统的功能范围内，包括对档案管理数字化工作中的采集、归档、变更、销毁、借阅、打印输出、数据统计等，并且还能并能实现根据关键词及各类查询条件对档案的检索查询，系统各功能描述如表1所示。

3 结束语

本系统是一套可以对电子档案数据进行采集、整理、归档、查看、办理、利用的综合性档案管理系统。系统严格按照华东空管对档案管理的业务的具体要求和工作程序流向，包含了归档管理、变更管理、销毁管理、任务查询、借阅、归还、催还、预约、档案查询、数据统计、数据存储、数据获取、数据展示、工作流配置、工作流发布、工作流基础状态查询、组织结构配置、角色管理、权限管理、用户管理、用户组管理、日志管理22项功能模块的功能。系统的设计满足了现有空管基建档案电子化管理的需求，并在此基础上加入了归档审核、档案借阅等过程，实现了审批的信息化、无纸化管理。

参考文献

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作者单位

中国民用航空华东地区空中交通管理局 上海市 200335