对EPC总承包项目中的档案管理工作的感想

摘 要：EPC总承包工程，含义为业主委托工程的施工单位，按照合同中规定的款项，开展工程的初步探究设计，中期的施工承建还有施工用料的整合，以及工程收尾阶段的测试检验环节，即整体工程的各个步骤。EPC总承包工程的建设管理模式比传统建设模式更有市场竟争优势。本文介绍了总包工程的档案管理特点、作用及难度，探讨了做好EPC总包工程项目的档案管理工作的方法，指出了做好总包工程档案管理工作应注意的问题。

关键词：工程项目；EPC总承包；档案管理

档案的建立与整理在整个工程中是重要的组成部分。在工程开展之初，工程的各项工作的统筹规划方针，还有运营管理理念，甚至详尽到人员招募计划和安排计划，都要详细的记录在档案之中。系统且连续的建立合理的档案机制，有利于工程的各项工作有序合理地开展下去。而在施工过程中，施工日志、资金流动、分项目承包、材料采购和使用情况，等等，都是整个工程的文字报告信息，档案中要都有记载。这样做既方便查找相关文件，也让工程各阶段的工作开展有所依据。

一、总承包商负有的工程项目档案管理职责

工程的档案管理人员需要精挑细选，遴选出既具备强烈的责任心，又有丰富档案管理经验的管理人员。在档案纪录的过程中，工程承包的责任人要经常审查档案，查漏补缺，确定所记录的信息善全而且没有偏差。这也是国家政策下工程项目档案管理的基本要求。否则从档案的角度来讲，任何一点细小的偏差都会对工程的进场产生重大的影响。施工单位要用于承担着一份至关重要的责任，精心整理，查漏补缺，详尽的记录施工过程中各个部门的进展情况。等工程完工之后在装订成册，交给业主检查。

（一）对分包商档案工作指导、监督职责

1）在工程开工之前就建立完善的档案管理机制，做到未雨绸缪。档案的撰写和管理要严格依照相关规章进行，严禁个人不负责任的记录，更不能随意编写和更改。

2）档案的编写过程要与工程的进展情况同步，做到工程进展和档案工作统一步调，并且严格把关，统一调配，符合标准。

3）施工单位负责人也要对档案管理起到监督作用。每个施工单位负责人都要认清档案管理工作的重要性，切不可掉以轻心。要根据工程进度，经常检查档案的编写和分类，并对档案管理人员开展考核工作，设立奖罚机制，提高他们的积极性，同时也能确保档案管理的准确性。

（二）档案的归集、整理、装订存档及向企业档案管理部门移交职责

1）工程开始阶段就要明确档案管理人员的责任，从前期筹划，到羡慕动工，工程的进行，运营管理，原料采购，项目审核，都要一一记录在册。在工程结尾阶段，验收工程也要做详尽的记录。方能装订成册，交给业主指定的档案部门。

2）做足档案管理中材料的收集、整理、鉴定和归档工作，明确责任人制度，强化管理人员的守则意识。

3）根据我国反律法规，在工程收尾阶段结束后，施工单位要将档案送到业主指定的档案管理部门。

二、总包项目实施过程中做好各阶段的档案管理工作

按照工程的进展，档案管理工作可以从以下几个方面得到落实。1）工程前期。需要对以下几个方面统筹规划：可行性研究报告及其评估、报批文件、项目选址及其报批文件、设计任务书及工程所需的招投标合同、招标过程中的会议记录、附加的书函等。2）设计阶段。由工程设计师整理出来的有关工程开展情况的所有设计资料、工程所需原料的计算报告，以及工程成本预算的详细报告。当涉及到在设计中依据的信函时，也要将附件加到档案中。3）采购阶段。由业主和施工单位共同确定的原料使用文件、设备租赁文件、材料报价文件、设备损耗说明、原料追加或者剩余原料处理的报告，等等。4）施工阶段。项目开始动工的报告、审批合同、政府相关部门的批准文件、工程进行过程中拍摄的照片、各工程的分包计划及合同、工程实地测绘同设计时的比较文件、工程变更条款、施工日志以及施工单位履行合同时与业主进行的一切信函性质的文件。5）试生产阶段。包括试运行计划书和开停车方案、试车方案及记录单、性能考核报告、合同目标性能考核方案及记录表等文件。6）工程竣工验收阶段。包括竣工验收文件、项目竣工验收报告及会议文件、最终接收证书、履约合格证及相关文件、工程设计总结、工程施工总结等。

三、加强工程档案管理工作的过程控制

（一）总包工程的档案管理应与工程建设同步进行

总包工程的档案管理工作具有完整性及时性，因此必须采取档案工作与工程建设同步进行的措施。在项目初期，档案部门即应确定专人负责，对项目各阶段的各种材料，都应当在其阶段工作收尾之前，就归纳入档案之中。

（二）建立工程总承包文件跟踪管理网络

在互联网高速发展的今天，工程的档案管理工作也可以借助互联网达到简约集成的目的。每个工程档案管理的特點不尽相同，但是互联网管理可以将他们统筹规划，节约人力物力。设置归档职责等管理模块，自动为档案管理工作监管纠正，并且建立跟随工程进展而不断变化的动态管理网络。

（三）加强与工程技术、管理人员的联系

档案管理人员不能一直待在档案室，这并不能让他们及时了解到工程的动态和进展。档案管理人员要走出办公室，深入工地，多和施工人员沟通，对档案管理工作也大有裨益。

四、工程总承包档案管理工作应注意的几个问题

在我国，工程总承包模式是一种新型的工程合作模式，还处在初步探索阶段。从以往的几个应用工程总承包模式中，广大档案管理人员吸收经验，吸取教训，总结出以下几个着重点：

1）档案管理工作不能离开国家既定的方针，也不能照搬照抄国家的档案管理策略。针对每个工程的档案管理工作，要在明确执行国家大方向的前提下，系统性的结合实际，找出适用于本工程的独具特点的档案管理机制。

2）工程开展初期，相关领导要积极引导档案管理人员，尽早把档案管理工作安排妥当，切合工程的开展。

3）要大胆启用负责人的档案管理新人，同时要多对他们进行培训。这样做既能保持档案管理工作顺利开展，也能推动国家档案管理机制的严格化、高效化。

4）工程的档案要统一装订成册，不但档案整理的方式要正规高效，还要配备统一的保存工具。档案建立的过程中就要严格遵守规章制度，格式要正确，分类要明确，完善档案管理制度的标准化。

参考文献：

[1] 叶健.电力工程建设总承包项目档案管理的探讨与实践[J].电力勘测设计，2005，2（4）：123-125.

[2] 唐丽萍.电力工程建设总承包项目档案全过程管理[J].电力勘测设计，2007，2（3）：98-99.