浅析基层事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策

[摘要] 人事档案是记载干部职工个人参加各种学习教育和社会活动轨迹的重要信息资源，也是基层事业单位全面了解、合理调整和充分使用人才的基础工作。但是随着近年来各地基层事业单位人事制度改革的不断深化、单位领导人的不断更换调整以及事业单位之间、事业单位与其它性质的单位之间人员频繁调动等各种因素的影响，干部人事档案管理工作越来越难适应新形式的变化和的工作要求，问题也越来越多，例如部分人事管理制度不够完善，档案管理人员素质偏低等，因此，提升和加强人事档案管理水平对于提高事业单位人事工作效率和工作质量都具有重要的意义及作用。

[关键词] 事业单位；人事档案；管理；问题；对策

[中图分类号] R7 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2015）10（c）-0168-03

Units at the Grass-roots Level is Analysed the Problems Existing in the Personnel File Management and Countermeasures

SUN Wei

Shandong binzhou city center blood stations，Binzhou，Shandong Province，256600 China

[Abstract] The personnel file is recorded cadre worker individual to participate in all school education and social activities trajectory of important information resources， is also a comprehensive understanding of basic institution， the reasonable adjustment and the basis of full use of personnel work. But as in recent years， lots of the deepening of institutions and personnel system reform， change constantly adjust unit leaders and institutions between units， institutions and other properties of personnel frequent transfer between the influence of various factors， such as the cadre and personnel records management work more and more difficult to adapt to new forms of change and work requirement， the problem more and more， such as part of the personnel management system is imperfect， file management personnel quality is low and so on， therefore， improve and strengthen the personnel file management level to enhance business unit personnel work efficiency and work quality has important significance and role.

[Key words] Institution； Personnel files； Management； Problem； Countermeasures

人事档案管理工作是各基层事业单位做好人力资源管理工作的基本前提和基本保障。干部人事档案记载了干部思想、品德、能力、经历、业绩等各方面的原始信息，能够如实地反映职工本人的德、能、勤、绩、廉等各方面的表现，不仅是组织发现、使用和管理人才的重要依据，也是个人在职期间、离职或退休后享受各种待遇的最可靠依据。因此，干部人事档案管理工作做得好与坏，直接影响到各事业单位干部人事管理工作的效率和质量，同时也会关系到每一个干部职工个人的切身利益，从而影响本单位事业的稳定及健康发展。结合近几年笔者在干部人事档案管理方面的工作体会，就目前基层事业单位中干部人事档案管理中存在的问题及解决的思路与对策，提出自己的一些看法。

1 目前基层单位人事档案管理工作存在的问题

就目前干部人事档案管理工作来看，多数基层单位都能够严格按照相关要求，扎实推动干部人事档案日常管理维护，在服务干部管理、使用、培养等方面发挥了积极作用。尽管如此，在实际的工作中也还不同程度地存在着一些问题，亟待改善与提高。

1.1 管理制度不规范

一是规章制度不健全。部分基层单位干部人事档案管理工作缺少相应的规划，各种管理规章制度只是照搬中组部下发的《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》等，没有结合本单位业务工作和人员实际情况，形成符合本单位实际的实施细则和制度。二是相关的管理制度落实不到位。多数基层事业单位虽然都制定了干部人事档案从保密、安全、收集、归档、保管、查阅到传递等各项管理制度， 但在实际执行过程中也存在收集、归档、审核不严谨的现象，不按照规定擅自进行涂改、圈划、抽取、销毁或撤换个人档案材料，人员调动时档案不按规定传递而由其本人自带，接收档案时不及时清查材料是否齐全，没收到回执也不及时催要等情况，从而造成个别人事档案失真或丢失的严重后果。

1.2 管理人员不专业

《档案法》明确规定，档案管理人员需持证上岗，以保证管理人员具备较高的政治素质和业务素质。但是，在实际工作中，有些单位领导认为人事档案管理工作是比较简单的工作，也没啥专业性，谁都能干，很多基层事业单位的干部人事档案管理工作都是由办公室或人事科非专职人员兼管。管理人员不专业，业务能力和综合素质无法得到保证，很多档案管理人员只能充当档案“保管员”的角色，使得档案管理工作流于形式。同时，档案管理人员的频繁更换，也使得档案管理工作缺乏连续性，导致档案管理混乱，档案信息的失真。

1.3 管理手段相对滞后

目前，档案管理部门的管理手段还是较为原始粗放，以手工操作为主，重复性劳动较多，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在人事档案资料不完整的情况。即使有的单位已经开发推行了人事档案管理软件来进行档案管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，同时由于这些软件往往缺乏统一的标准，且操作复杂，从而导致与上级业务主管部门、各相关单位之间的人事档案信息无法实现有效便捷的共享，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，影响了人事档案管理工作的效率问题。

2 做好人事档案管理工作的思路及对策

2.1 加强宣传，提高思想认识

当前人事档案管理工作存在很多问题，这些问题既有主观层面的，也有客观层面的。但是，无论是制度上、硬件上、人才上存在的问题，归根结底仍是源于思想上的不重视。要使这种现状得到改观，需要做好以下几方面的工作：一是档案主管部门领导要充分重视工作的重要性，结合本单位中心工作，充分发挥人事档案的作用，提高人事档案在工作中的地位。二是对档案管理工作的开展要给予合理的人力、物力、财力分配，加大工作宣传力度，营造出一种良好的档案工作氛围。三是专门从事档案管理工作的人员要充分认清档案工作的重要性，切实增强使命感、责任感，确保人事档案管理工作顺利开展。

2.2 健全制度，规范档案管理

一是要完善档案管理各项制度，并在落实上下功夫。要按照《干部档案工作条例》要求，明确人事档案管理职责，补充完善单位的各种规章制度，对档案工作人员职责以及人事档案的收集归档、鉴别整理、保管保密、利用转递、查阅借用、销毁等内容和程序进行详细规定，入镜上墙。个人工作实践证明，只有不断地完善档案工作规章制度，完善人事档案管理办法，才能提高工作效率，减少工作失误，提高档案管理工作水平的必要保障。二是要加强档案的全面收集工作，完善档案内容。随着我国政治经济体制改革和人事制度改革的不断深化，干部职工的岗位聘用合同及录用、解聘、辞聘过程中形成的材料、年度考核、学历教育、奖惩、业务培训、专业技术职务晋升、调动、调资等需要存入个人档案的材料越来越多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。因此，在具体工作中，要严格按照“真实、全面、准确”的档案整理工作原则，及时收集反映干部职工全面表现的各种材料，不断充实人事档案内容。与此同时，还要不断地完善干部人事档案案卷和目录的整理工作，认真做好各种材料的鉴别分类工作，使干部人事档案整理归档工作更加科学、全面和完整，为考察使用干部和兑现相关待遇提供真实、准确的个人信息资料。

2.3 以人为本，提升人员素质

人事档案管理是一项头绪多，琐碎繁杂且连续性较强的工作，不但要有人专管、长管，还要配备足够的人事档案管理人员，同时要不断提高人事档案工作人员的自身素质。一是把好入口关，在选配人事档案管理人员时，要认真坚持德才兼备的标准，特别是在道德品质方面，要挑选那些遵纪守法、公道正派、保密观念强的同志从事人事档案管理工作。二是要加强人事档案管理工作水平的提升，组织人事档案管理人员通过学习上级文件、外出参加培训、请组织人事部门专家前来授课等方式，使单位的人事档案管理人员努力掌握干部人事档案管理的原则和方法，切实提高工作效率，从而提高档案质量。三是各单位领导要不断关心单位人事档案管理人员学习和成长，加大对人事档案工作人员的监督指导和业务培训力度，为单位的人事档案工作规范化建设奠定良好的基础。

2.4 创新管理，提高工作效率

随着社会的不断进步和科技的发展，干部人事档案管理工作也要与时俱进，实现科学发展，因此各级事业单位的干部人事档案管理部门要不断地学习掌握现代档案管理理论，逐步加强计算机技术在干部人事档案管理工作中的应用，开发研制有效的、便捷的人事档案管理软件，帮助解决具体管理工作存在的问题，对人事档案实行动态化管理和维护，建立数字档案和多媒体档案，通过现代化手段建立事业单位人才信息收集、反馈和跟踪查询系统，大大提高干部人事档案的管理效率和管理水平。同时要不断鼓励人事档案管理工作人员在创新工作方式上下功夫，鼓励人事档案管理工作人员在立卷制度上进行合理的更新，在工作手段上进行合理的改进。人事档案管理工作者也要在日常工作中勤于思考，多动脑筋，针对工作中发现的管理和实际操作等问题，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。

2.5 加大投入，改善工作条件

各级基层事业单位要不断加大干部人事档案管理硬件的投入力度，努力提高人事档案管理硬件设备，适当扩大档案存放库房，安装必要的防盗设施，配备专业档案橱、灭火器、温湿度表、空调、防虫、防鼠剂，严格落实“六防”要求，还要设置计算机、网络、复印机、扫描仪、切纸打孔机、去湿机、照相机等设备，设置防火、防盗等自动监控系统，从而不断满足人事档案管理工作发展的新要求。

各级领导要认真贯彻落实国家有关档案法律法规，重视支持各级基层事业单位人事档案管理工作，切实加强对人事档案管理工作的领导，不断提高档案管理工作质量和水平，使干部人事档案的管理更精确、到位、规范、科学。广大人事档案管理人员要进一步增强责任感和使命感，不断提升能力和技术水平，以饱满的工作热情和严谨的工作作风，围绕事业单位工作中心，服务大局，不断开创事业单位人事档案工作新局面，力争在较短时间内达到干部人事档案管理的较高水平，使人事档案更好地为本单位做好人才需要服务，为我国“十三五”末基本实现小康社会的奋斗目标作出应有的贡献。

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（收稿日期：2015-07-21）