高校数字化档案系统的风险与防护方法

摘 要：现代科学技术的不断更新和进步，为当前社会的发展提供了良好的前提条件。处在数字化、信息化的社会环境之中，对当前档案系统管理工作提出了较高的要求。高校的档案系统管理工作在学校的总体发展之中具有重要意义，不断提升档案系统管理的水平，加强档案资料的利用效率，是当前高校档案系统工作中的重要发展目标。本文主要是从高校数字化档案系统工作的重要现实意义入手，针对高校数字化档案系统工作中存在的风险，有针对性的提出了一些防护方法。

关键词：高校；数字化；档案系统；风险；防护方法

数字化的档案系统工作，是当前高校工作的重要工作内容之一。使用计算机网络开展数字化的档案系统管理工作，带来了极大的便利条件，同时也容易出现一定的问题。高校数字化档案系统工作中的风险问题，将会影响到该项工作的最终实现效果，因而针对高校数字化的系统工作，需要积极采用有效的防护方法，将风险问题进行有效的规避和控制。

一、高校数字化档案系统工作的重要现实意义

高校在日常的管理工作中，涉及到的内容较多，档案管理工作是其中的重要组成部分之一。高校的学生和教师十分之多，其中产生的档案也处在不断变化的状态之中。高校想要对自身的档案进行全面有效管理，需要采用积极有效的措施。实行数字化的档案系统管理工作，能够起到良好的效果。高校数字化档案系统，是当前信息时代不断发展的重要要求。纸质档案不能够有效满足现阶段高校发展的需求，积极使用数字化的档案管理手段，能够将档案信息进行充分保存，并逐渐实现档案信息的共享。高校通过开展数字化档案系统工作，能够在很大程度上有效提升档案管理工作的高效性、便捷性和安全性。同时高校数字化档案系统工作，是当前数字化校园不断推进的必然结果。高校积极开展数字化的校园建设工作，同时也会涵盖到档案信息管理方面的各项工作，加强档案信息的数字化管理，能够有效实现联网共享的重要目的。高校积极使用数字化档案系统，能够对当前的档案管理工作进行全方位的完善，不断增强信息管理的有序性。

二、高校数字化档案系统工作中存在的风险

（一）档案数字化管理的安全保护意识较为淡薄

现阶段很多高校在开展数字化档案系统工作的过程中，缺乏相应的安全保护意识，没有采用积极有效的保护手段。当前高校的信息保密工作还不够全面，使用的档案数字化管理系统的密保工作不够先进，这样档案系统中的很多信息都能进行复制，严重威胁到了信息安全。

（二）高校使用的数字化档案系统管理技术不够可靠

高校开展数字化档案系统管理工作，不可避免的会对电子档案进行传输，而就在这个信息传输过程中，容易受到一些计算机病毒的感染，从而面临着信息泄露的危险。计算机网络技术的不断创新和发展，一些恶意软件经常会对信息进行窃取了篡改，极大程度上威胁到了电子信息档案的安全性和真实性[ 1 ]。

（三）数字化档案系统不具有良好的兼容性

一些高校在引入数字化档案系统过程中，不是一次性完成的，在引进管理系统的时候，往往会经历较长的时间，在这段时间内，系统之间会存在一定的偏差，从而影响到数字化档案系统的正常运行，这主要是系统之间的兼容性不好造成的。

三、高校数字化档案系统针对风险的良好防范措施

（一）建立健全数字化档案系统管理的标准

使用计算机网络对当前的档案系统进行全面有效的管理，使其走上数字化的发展道路，是当前高校信息系统管理的重要工作之一。想要保证数字化档案系统工作取得良好的实际效果，需要不断建立健全数字化档案信息管理的标准和规范。通常情况下，档案信息管理的标准是由相关档案行政管理部门制定的，高校也可以从自身的发展建设情况入手，制定出良好的数字化档案信息管理的规范和技术标准，这样在执行具体的档案信息管理工作的过程中，就能够有良好的行为规范作为指导[ 2 ]。

（二）高校需要不断改进自身的数字化档案系统

高校想要有效促进数字化档案系统工作的顺利进行，需要提升对以软件系统为核心的电子档案管理工作方法的重视。

首先，需要加强关于数字化档案管理系统的设计工作，按照数字化的标准，积极对高校内部档案信息管理部门、业务管理部门以及技术开发部门的意见进行综合，统筹协调各个部门之间的工作。

其次需要积极使用多种技术手段，将档案管理工作中的一些管理性措施进行有效融合，促进数字化档案系统发挥有效作用。

最后，高校还需要针对数字化档案系统实际运行管理过程中出现的问题进行全面有效的分析，并使用一些软件系统，满足档案数字化管理的功能需求。

（三）不断提升数字化档案系统管理人员的安全防范意识

档案管理人员需要有良好的安全防范意识，这样在开展各项数字化档案管理工作的过程中，能够针对其中出现的各种问题进行及时发现。高校数字化档案系统管理人员需要对相关的管理规范和要求标准进行熟练掌握，这样在开展具体工作的过程中能对自身的行为进行规范。加强数字化档案系统管理人员的培训工作，提升他们关于一些网络安全事故的认识，提升他们关于防范网络安全的意识和能力。

（四）加强数字化档案系统安全防范的技术能力

高校需要加强自身的数字化档案系统管理的技术能力，采用积极有效的安全防范技术，一方面能够积极使用一些传统的网络信息加密技术，建立密码性的电子档案，对于档案信息的录入、存储和传输等都进行加密处理。

另一方面高校还可以积极使用新型网络信息安全保密的方法：

1）对进入高校数字化档案系统管理网站的人员身份进行明确，设定用户的具体权限，加强档案信息的分层管理工作；

2）积极使用智能卡技术和防火墙技术，高校可以将自身的档案信息做成集成电路芯片，使用防火墙阻止一些非法用户的访问。

四、结语

高校需要不断改进自身的数字化档案系统，建立健全数字化档案系统管理的标准，不断提升数字化档案系统管理人员的安全防范意识，以及加强数字化档案系统安全防范的技术能力，能够有效促防范档案数字化管理工作中出现的风险，促进该项工作取得良好效果。

参考文献：

[1] 俞志华.高校档案信息数字化策略与方法研究[J].机电兵船档案，2011（6）：56-58.

[2] 李建朋.档案数字化面临的风险及其防控[J].四川档案，2011（2）：20-23.