电子档案的利用与管理

摘要：积极探索档案信息数字化的新途径。新网络、新通信技术与档案信息数字化相结合是城建档案管理的必然趋势，档案数字化是城建档案管理的发展方向，开辟档案原文计算机管理的新领域、创建网上档案馆为城市建设的可持续发展和数字化档案管理提供证据、信息和记忆的管理，保证真实、可靠、完整、可用的城市建设文件与档案信息在电子、数字和网络环境下达到积累与交流。在网络条件下必须根据实际情况准确地把握。在档案信息直接上网的条件下，必须对用户权限进行控制，影响集体利益，影响稳定与安定团结、涉及个人秘密的档案应合法的受到法律保护，均属于限制利用的范围。由于档案信息有一定的特殊性，因此对网上能查阅的档案应区分内、外部档案，不能公开的档案信息应按保密法，严格界定使用权限。对档案工作人员要进行培训，学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，逐渐掌握计算机和其它有关方面的知识、技能。只有这样才能适应档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。

关键词：电子档案 利用 管理

一.电子档案保管

电子档案管理是档案部门围绕电子档案实施的一系列管理。电子档案同纸质档案相比较，其物质形式发生了很大的变化，档案保管主要是针对电子档案的物质形态开展的，因而电子档案保管内容和要求也有些变化。主要从几个方面：

（1） 保证电子档案存在和显示的技术环境；

（2） 保正电子档案存储介质的存放条件；

（3） 按规定及时检测电子档案的存储介质；从技术上和法规上保护电子档案的原始性、专利权和法律效力。对长期保存的档案，国家要求应存储在光盘上。因为光盘记录信息寿命长，对光盘应妥善管理，不宜挤压、檫洗、弯曲、划伤等损害，避免阳光直射。光盘保管的环境温度保持在17°～20°之间，相对湿度是35﹪～45﹪之间。电子文件是由电子文件内容、存储电子文件内容的载体和对电子文件内容进行显示支持的计算机软硬件平台的组合，缺少任何一项，电子文件都将无法读出。这就是电子档案保管与传统的纸质档案保管不同的地方。

二、电子档案利用

电子档案的利用与纸质档案相比，显著不同的是更快捷、更方便。但这必须建立在电子档案所依赖的枝术上，必须满足必要的先决条件和采取相应的管理措施才能够实现。

电子档案提供利用的方法。对档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：.拷贝；通信传输；直接利用。（1）提供拷贝。档案部门向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。（2）通信传输。即用网络传输电子档案。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要（3）直接利用。是利用者通过档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询的一种方法。电子档案的利用与利用管理，是我们遇到的新课题，做好这方面的工作，就能准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务，满足用户的需求。

现代企业社会化逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。电子文件以其快捷的进度和传递速度逐步取代了纸质文件。因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。在新的网络环境下，档案员在做好企业档案信息资源收集和保管，建立信息档案资料库，扩大服务内容。通过计算机辅助设备使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。也就是说档案管理人员如果不进如到信息程序系统中去，则很难掌握到信息的核心部分。按照国家有关文件制定出的《电子文件管理办法》，信息程序系统的编制人员在系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。档案工作者在专业人员的培训下学会运用专业的档案信息接收管理，学会如何维护档案信息资源的有效性、可靠性、掌握档案信息的收集与管理。要掌握计算机操作，要及时掌握信息开发。做到把正确的信息在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对方。建立起一套科学的、高效的、多工能档案信息管理体系。

二、 改进管理体系

培养复合型人才，加强档案管理随着WTO的加入，大量的外资企业涌入我国，各种电子档案、外文档案和各类专业档案将会随之增加，这部分档案的形成对档案管理提出了新的挑战。档案必须有一支强有力的专业档案管理队伍，精通档案管理和计算机业务的专业知识人才。创造人才把现有的档案工作人员输送到各类高校进修培训，达到高水平、高技术、适应“社会”的需要 。档案信息自动化的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。在新的网络管理环境下，档案管理员应做好企业档案信息资源的收集和保管，更多的了解社会需求，扩大服务内容。建立企业信息资料库，为企业建设发展提供良好服务。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力。我国档案工作是在各专业基础上发展起来的，和系统建设从“微机起步”有关，应解决分散现象。从管理制度上保证业务技术规范、标准、软硬件的选用各专业都应纳入统一的档案信息自动化系统管理中，实行集中统一管理，禁止造成信息分割和资源浪费。在集中统一管理下是最理想的管理。

档案信系自动化关键是管理人才，只有加强培养人才，才是机算机技术队伍的骨干力量。其素质和水平高低直接影响自动化水平的提高。当前有些单位队伍不稳定，大都有人才流失现象。机算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对工作者进行政策思想教育，培育其事业心和奉献精神。加强组织培训，更好地掌握信息技术的新知识，在管理上还需要加强机算机人员培制。当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，把繁重的任务和推进现代化进程结合起来不断向信息管理目标推进。