EXCEL函数在中等职业教育基层统计报表中的应用

Microsoft Office中的Excel是具有强大的数据分析和管理功能的电子表格软件，是办公室工作中很常用也很重要的一款软件。运用Excel函数功能可以高效、准确地完成数据统计和管理工作。本文介绍了用Excel函数来完成根据职工不同出生日期、职称、性别、学历、年龄等信息分别进行统计和计算的方法和步骤。

【关键词】EXCEL函数 计算 填表

1 利用EXCEL函数进行中职基层统计报表的背景

中等职业教育基层统计报表是中职师资管理的基础性工作，每年需要重新填报一次。该工作要求在现有师资信息基础上，统计不同年龄段、职称、性别、学历等情况。在实际工作中由于教师的职称、年龄、学历等信息处于频繁的变化中，从事师资管理工作的工作人员不得不花费大量的时间和精力对其进行重复统计，因此如何实现对师资信息的动态统计，成为师资管理工作者的一项重要工作。有5大难题使从事师资管理工作的工作人员焦头烂额，笔者在长期的计算机专业的教学中，把这5大难题利用分组的形式将本班的学生分为5组，每组解决1道问题，在师生的共同努力下，利用2节上机课解决了困扰从事师资管理工作的工作人员用手工5天没能解决的问题，下面笔者以实例的形式说明如何使用EXCEL函数解决这5大难题的。

2 EXCEL函数在中等职业教育基层统计报表中的应用

中等职业教育基层统计表的信息如下：（已知姓名、性别、出生年月、职称、学历、补贴、年度考核成绩列，而年龄、年度考核结果、各年龄段人数是待填项）。（见表1）

2.1 根据出生年月求年龄

利用返回系统的年函数YEAR（）和返回系统的当前日期函数TODAY（）即可。YEAR（）函数的格式是：YEAR（Serial_number），其中Serial_number是Microsoft Office Excel进行日期及时间计算的日期-时间代码，功能：返回日期的年份值，一个1900-9999之间的数字。TODAY（）函数的格式是：TODAY（），功能是：返回日期格式的当前日期，该函数不需要参数。具体方法是先设置存入年龄单元格的格式，即选中所有存放年龄的单元格，然后单击格式菜单下的单元格命令，在数字选项卡下的分类中选中常规选项，再单击确定即可。然后单击F2单元格，输入公式“=YEAR（TODAY（）-YEAR（C2）”，按回车键即可，再双击填充柄即可求出其他人的年龄。

2.2 统计每个职称或每个学历的人数

利用计算某个区域中满足给定条件的单元格数目函数COUNTIF（）即可。COUNTIF（）函数的格式是COUNTIF（range，criteria），其中range表示要计算其中非空单元格数目的区域，criteria表示以数字、表达式或文本形式定义的条件，功能是计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。具体方法是以计算此表中职称是讲师的人数为例，先单击存入结果的单元格，然后单击插入菜单下的函数命令，在选择函数下单击COUNTIF（）函数，打开此函数对话框，其中有两个参数，参数range 表示条件区域即：D2：D11，参数criteria 表示条件即：D2，最后单击确定即可。

2.3 统计各年龄段的人数

表格中的年龄已经根据出生年月求年龄的方法填充完毕，当统计各年龄段的人数时，用频率分布函数FREQUENCY（）完成。FREQUENCY（）频率分布函数有两个参数，用逗号分开，第1 个参数Data_array是用来计算频率的分组，或对数组单元区域的引用（空格及字符串忽略），也就是进行统计的数据，第2个参数Bins_array是数据接收区间，为一数组或对数组区域的引用，设定对Data_array进行频率计算的分段点，即分组的依据，也就是分段的界值。FREQUENCY（）函数返回的是一列数值，要用数组公式的形式输入，因此，在输入时，要先选中输出结果的区域（如H4：H11），在编辑栏输入“=FREQUENCY（F2：F11，{29，34，39，44，49，54，59，70}），输入完公式后按下组合键CTRL+SHIFT+ENTER就可一次求出此表中29岁及以下，30-34岁（含34岁），35-39岁（含39岁），40-44岁（含44岁），45-49岁（含49岁），50-54岁（含54岁），55-59岁（含59岁），60岁以上的人数。

2.4 统计各个职称不同年龄段男、女的人数

利用SUMPRODUCT（）函数完成。SUMPRODUCT（）函数的使用方法是：为在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。按我个人解释就是两个以上的数组乘积之和。其语法格式为：SUMPRODUCT（array1，[array2]，[array3]，...），其中每个array都表示一个数组，array个数不超过255个。

（1）使用SUMPRODUCT（）函数进行多条件计数功能

语法：=SUMPRODUCT（（条件1）*（条件2）*（条件3）*（条件n））

作用：统计同时满足条件1、条件2到条件n的记录个数。

例如统计此表中的45-50岁的男高级讲师。先单击存入结果的单元格，然后在编辑栏输入公式=SUMPRODUCT（（B2：B11="男"）*（D2：D11="高级讲师"）*（F2：F11>=45）*（F2：F11<=50）），按回车键即可。

（2）使用SUMPRODUCT（）函数进行多条件求和

语法：=SUMPRODUCT（（条件1）*（条件2）*（条件3）*（条件n）*某区域）

作用：汇总同时满足条件1、条件2到条件n的记录指定区域的汇总金额。

例如统计此表中的性别为男、职称是讲师的职工的补贴总和。先单击存入结果的单元格，然后在编辑栏输入公式=SUMPRODUCT（（B2：B11="男"）*（D2：D11="讲师"）*（G2：G11）），按回车键即可。

2.5 根据年度考核成绩填写年度考核结果

利用IF（）函数的嵌套形式来实现。IF（）函数的用法是：

函数格式：if（logical_test，value，value_if_true，value_if_false）。

其中：“logical_test“表示设定的条件，“value_if-true”表示当目标单元格与设定条件相符时返回的函数值，“value_if_false”表示当目标单元格与设定条件不符时返回的函数值。IF（）函数的语法结构：IF：是执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果。语法结构：IF（条件，结果1，结果2），例如根据此表中的年度考核成绩填写年度考核结果，条件是年度考核成绩>=90分的填写“优秀”，年度考核成绩>=80的填写“良好”，年度考核成绩>=60的填写“合格”，60分以下的为“不合格”，具体方法是先单击I2单元格，然后输入公式“=IF（H5>=90，"优秀"，IF（H5>=80，"良好"，IF（H5>=60，"合格"，"不合格"））），按回车键，再双击填充柄即可一次完成其他人年度考核结果的填写。

3 结束语

总之，经过我们师生的共同努力，解决了从事师资管理工作的工作人员多年来用手工算法头痛的5大问题。通过这次对中等职业教育信息统计报表的实际应用，充分调动了中职学生的学习积极性，使学生能够自我的去探索知识、学习知识、运用知识，也使他们获得了一定的成就感。同时也希望这几个函数能对其他单位的人事管理者有所帮助，当大家熟练掌握了这些函数的使用方法以后，对人事管理者定能起到事斗功倍的效果，从而也提高了工作效率，也使他们在以后的动态信息的管理与统计中都更加地科学化、规范化。

参加文献

[1]崔玉红.利用数组公式实现高校师资信息的动态管理[J].青岛远洋船员学院学报，2006（04）：46-49.

[2]武马群.计算机应用基础（中职中专教材）[M].北京：人民邮电出版社，2009（07）：01.

作者简介

程晓艳（1973-）女，辽宁省彰武县人。大学本科学历。现为彰武县中等职业技术专业学校讲师。研究方向为计算机语言。

作者单位

辽宁省阜新市彰武县中等职业技术专业学校 辽宁省彰武县 123000