浅谈人事档案的管理

摘要：人事档案管理是组织人事部门核实年龄、工资和学历，考察任用干部，落实政策，办理离退休手续的重要依据，同时也是人事工作的重要组成部分，是一个人工作和学习的历史缩影。因此，人事档案管理是否规范不仅会影响组织上的各项决策，也关系到个人的切身利益。目前，有些单位在人事档案管理上还存在诸多问题，结合自己在工作中的新的体会，简要谈一下人事档案管理中需要注意的问题。

关键词：人事档案；管理；规范化

1.导语

档案工作涉及到社会的各个方面、各个领域、各个时期。搜集、整理、保存档案的目的是为了对历史负责、为现实服务、替未来着想。档案是前人和今天的我们留给自己和后代的宝贵精神财富。档案是由一张张纸、一本本书、一张张光盘、一件件实物构成的，是没有生命的，但是它们承载的历史，记叙的事件是一个个鲜活的人经历过的，是有生命的。人事档案管理是组织人事部门核实年龄、工资和学历，考察任用干部，落实政策，办理离退休手续的重要依据，同时也是人事工作的重要组成部分，是一个人工作和学习的历史缩影。人事档案可以为个人求职就业，组织人事部门求才提供大量真实、丰富、有效的信息，因此管理好人事档案，对人事任免、录用有着重要的作用。

2.人事檔案的重要性

2.1 人事档案是领导干部选拔任用的重要依据。近年来，国家机关和企事业单位对人事档案的重视程度越来越高，在选拔、任用、培养、接收人员前，都要先查阅个人档案。这了解考察人员的重要途径，也增加用人单位对拟接收人员的信任度。

2.2 人事档案是最有效、有力的凭证。在人员加入中国共产党及其他民主党派时，审核人事档案是考察人员落实党的政策、历史是否清白的有效措施，同时也为个人确定和澄清有关问题提供了有力的凭证。

2.3 人事档案是最准确的信息库和重要历史材料的来源。人事档案的信息可以为领导决策提供有价值的信息和参考，同时具有很高的史料价值。在现阶段和今后一个很长的历史时期内，人事档案无论对单位和个人都有不可替代的作用。

3.人事档案管理工作中存在的问题

3.1 缺乏档案管理的先进设备和对办公自动化的更新改造。目前的人事档案管理在人员较多的单位一般是采用微机和软件的管理办法，在管理相对薄弱的单位，甚至还采用老式的存放和管理方法，在网络化迅速发展的今天，已经远远不能适用于发展的需要。档案管理手段的落后主要原因为：一是管理层领导对档案工作的重要性认识不足，没有投入足够的财力物力。二是有点单位虽然采购了部分先进的设备，但是由于档案管理人员操作不熟练，没有做到物尽其用。

3.2 档案管理人员意识淡薄。有些档案管理人员没有充分认识到档案管理的重要性，没有引起对档案管理工作的高度重视，在档案管理工作中缺乏责任感、职业道德、奉献的精神和认真的工作态度，有的还欠缺专业扎实的档案管理理论，对档案管理的重要性人事不够。

3.3 档案管理制度化水平低，管理不规范。主要表现在：一是入档材料收集不规范。在收集入档材料的过程中，没有严格的流程和制度，有的材料想交就交，不想交就不交，致使有些制度形同虚设。二是档案整理不规范。没有严格按照卷内文件目录的顺序进行排序，或者卷内目录与实际档案不相符，资料不全的现象很常见。三是档案利用不规范。在档案借出查阅的过程中，有时借出的档案没有按期归还，

4、人事档案科学化管理措施

人事档案工作必须要有科学的管理方法，才能保持工作的高质量。随着形势的发展，人事档案管理工作要求也随之发生变化，档案工作必须紧跟干部工作的要求，与时俱进，实现管理的规范化和信息化。

4.1 做到档案材料收集、归档的规范化。要实现干部档案管理的高质量，必须要及时的收集和补充档案材料。在2015年开始开展的领导干部档案材料集中审核中，凸显出很多档案材料存在的问题，如入档材料不规范、有些工资审批等重要材料缺失、出生信息等不一致，鉴于以上问题，对于收集到的材料，要第一时间鉴别是否符合相关标准要求，是否符合进档材料的质量，对于不符合要求的档案材料要及时退回，限期整改再进行归档，对于不属于归档范围的材料，要及时退给有关单位，做到档案材料的不积压、不丢失、不破损。

4.2改进档案的查阅方法。目前通常采用的干部人事档案的检索方法是“四角编码”法 和“笔形编号”法，这两种方法均有一定的优缺点，有点是科学准确，但是缺点是繁琐，难记忆，工作效率不高。为了提高工作效率，建议可以采取英文字母的顺序号进行排列，一方面便于记忆和查找，另一方面大大提高了工作效率。在信息化高速发展的现在，要充分运用计算机等设备，将档案目录完整有序的存在电脑上，使查档人员通过检索系统和利用系统，就可以在不接触纸质档案的情况快捷地查询到需要的信息，提高查询速度，在一定程度上保护了原件，有利于干部人事档案的保密。

4.3分类管理。国家公务员、事业单位人员的档案由组织人事部门建立并管理，改变过去一个单位的档案由组织部门、本单位和人才交流中心等多个单位共同管理的混乱状态；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

4.4充分利用现代化的管理手段。档案管理人员要及时进行知识更新，不断掌握现代化的档案管理理论和新技术的运用，与时俱进、开拓创新、加大投入，建立数字化档案和多媒体档案，并进行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

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