信息化环境下档案管理系统的改造工作分析

信息化时代的到来使得传统的管理方式逐渐落后于社会的发展，档案管理工作在信息化环境下也必须借助先进的系统的力量，才能更顺利地进行，所以有必要对档案管理系统实施一定的改造。档案管理系统的改造工作可以从建立综合档案管理系统、建立完善的档案信息数据库、建立智能化检索系统几方面进行。

【关键词】信息化 档案管理 数据库

随着信息化时代的到来，档案管理工作逐渐在社会生产生活当中占据了重要的地位，并且不断向规范化、制度化以及科学化标准发展。不管是何地区何部门，各类信息和数据资料不断增加，对信息的管理和调度的难度也会随之加大，极易导致数据、信息的时效性、准确性下降，工作效率降低。从目前社会生产生活的形势来看，由信息资源大幅度增加所造成的现状不容乐观，而基于信息资源的档案管理工作也面临着较大的挑战。在信息化环境下，为了实现对档案信息资源的有效开发利用，必须对现有的档案管理系统进行改进，才能为生产工作提供一体化保障。

1 信息化环境下档案管理系统的改造工作

档案管理的最根本目的在于为用户提供相应的信息服务，以实现资源的共享，所以在进行档案管理系统改进工作时，必须充分融合信息化建设，从多层次、多途径对档案信息资源进行开发，创建良好的档案服务平台。所以，对档案管理系统进行改进的重点主要表现为以下几个方面：

1.1 建立综合档案管理系统

传统的档案管理系统通常较为简单，与其它信息系统之间没有实现有效连接，所以大量的办公电子档案都需要经过打印后交由档案室人工录入档案管理系统，这样不仅工作效率低，而且在经过多个程序后，出现失误的几率也将更高。为了迎合档案管理工作的现代化、信息化趋势，对档案管理系统进行改造升级成为迫切之需。可以基于现有的档案管理系统，对其功能进行完善，建立部门联接性较强的综合档案管理系统，使档案管理系统和其他系统之间能实现有效的集成应用以及数据共享，对各类电子文件进行一体化控制，以实现对文件、档案的全程统一管理，如此一来，在档案信息与生产、管理等之间建立有效的网络连接后，档案管理就可以参与电子文件的管理过程，相关信息就可以实现互通、交流。同时，档案管理部门与其他部门之间也可以一起合作，建立有效的网络渠道，让专业技术人员共同参与档案信息的管理、利用过程，以促进档案信息技术含量的提升，保证档案信息的全面性和及时性。

1.2 形成完善的档案信息数据库

在信息化环境下针对档案管理系统进行改进，其重点也体现在基于原有的档案管理系统进行不断优化，完善档案信息数据库中的资源，使其能充分体现出完整性、准确性、系统性以及可扩展性。从各方面考虑服务对象的需求，以为用户提供优质的服务为宗旨，建立层级分明的档案信息数据库，针对不同类型的信息资源，生成详细的档案目录，同时跟紧信息化时代的步伐，利用照片、音像资料等建立起形式丰富多样的多媒体数据库，向用户提供多元化的档案信息服务。另外，不同服务对象的档案管理系统的建设应以满足用户的需求为最终目标，可以利用网络平台来对相关信息进行收集、整理等。

1.3 建立智能化检索系统

在信息化时代的影响下，人们对于生活越来越追求简单化、智能化，所以对档案管理系统的改进也应体现这一特点。为了帮助用户更快速地从海量的档案资料中找到自己所需要的东西，应在档案管理系统中增加导航系统以及交流平台，在用户产生档案信息需求时，能帮其进行智能化的表达，同时对档案与需求进行智能匹配，并向用户推送个性化的服务。在原有的档案管理系统中加入支持异构数据库跨库检索的搜索引擎，超大规模的数据资源可以轻松实现共享。智能化的档案检索系统改变了传统检索方式单一、线性的特点，形成了多元、多检索点的组配检索，使文本式检索突破限制，飞跃发展成为超文本检索，对用户来说更加便利、高效。

2 信息化环境下档案管理系统改进原则

对原有的档案管理系统进行改进，其目的在于实现档案管理工作的智能化，所以在实际的改进工作中需遵循一定的原则：1、先进性原则。在进行系统改进时，必须具有长远的目光，要充分把握计算机技术未来的发展方向以及趋势，使档案管理系统能满足长期发展的要求。2、实用性原则。档案管理系统只有具备实用性，才能说明对其的改进工作是有效成功的。要尊重用户的意见，结合系统实用性和操作便利性进行改进，满足档案管理工作的实际需要。

3 结束语

信息化环境下的档案管理工作面临着更多的挑战，所以必须对其管理系统进行不断改进革新，应用现代化的信息技术，才能使档案管理系统跟上时代的步伐，满足社会生产生活的需求。

参考文献

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[3]陈小群.浅谈档案管理系统在信息化应用中的优势[J].黑龙江史志，2014，（11）：101-101，102.

作者单位

泰来县克利镇档案馆 黑龙江省泰来县 162405