我国大型医学学术会议进度管理的改进研究

[摘要] 在大型医学学术会议（Large Medical Academic Congress，以下简称“LMAC”）的筹备过程中，会议进度的控制是会议管理的重中之重。该研究列举了目前我国此类会议进度管理中存在的问题，然后以某大型医学学术会议为例，具体分析了如何制定会议进度计划表，以及筹备过程中排除影响项目进度干扰因素的方法。

[关键词] 大型医学学术会议；项目管理；进度管理

[中图分类号] R642 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2015）04（c）-0152-02

近年来，我国医学学术交流日渐频繁，各类不同规模的学术会议不断召开。如何办好一次盛大、高效的学术会议成为了各级医学组织（医学会、医师协会等）、各地医院（尤其是国家或省市学科带头人所在单位）都要面临的问题。高效的会议管理是保证会议学术交流高效、顺利进行的重要保障。

从本质来说，大型医学学术会议是一项周期长、任务重的项目（Project），各种细节千头万绪，牵扯到的人和部门五花八门，需要处理的事项名目繁多，让办会者颇为头疼。因此，对会议进度的把握显得尤为重要，它不仅关系到整个会议筹办的流程是否能够顺利完成，更能影响到最终的办会效果。现报道如下。

1 LMAC与项目进度管理

1.1 LMAC的本质

LMAC一般指的是由国家级医学组织（如中华医学会、中国医师协会）主办的国际大会、一类会议及二类会议。此类会议有以下特点：第一，级别高。为省市级、国家级甚至是国际大会；第二，水平高。通常是某专业的综合性大会或下设亚专业的峰会，能够邀请到本领域最顶尖的国际、国内专家做发言，代表着我国或国际上该学科的最高水平；第三，规模大。注册人数通常在几百人甚至上千人，参展商数十甚至上百家，加上各类其他人员，会议期间流动人员数目非常庞大。

LMAC是一项有计划、有目的、有程序的一次性活动，筹备时间较长，流程复杂，牵扯面多，需要包括人力、物力和财力等很多资源支持，需要会议组织者协调好各种资源、各方关系。在会议筹备期及会议期间，通过调配、组织、控制等管理手段，确保会议顺利召开。所以从本质上说，LMAC其实是一个项目，LMAC管理本质是项目管理[1]。

1.2 进度管理对于LMAC的意义

进度管理（Schedule Management）是项目管理中的一个概念，指的是在指在规定的时间内，制定出经济合理的进度计划，然后在该计划的执行过程中检查实际进度是否与计划进度相一致，若出现偏差，则需要及时找出原因，采取必要的补救措施，直至项目完成。

对于LMAC这样庞大、复杂的项目，进度管理尤为重要，可以说是项目经理（秘书长）的中心任务。由于受会议经费、兼职工作人员、机制体制等各种因素的限制，LMAC的筹备工作面临着诸多挑战。倘若缺乏有效的进度管理，LMAC的筹备很容易缺乏条理和计划，人力、物力、财力和时间无法有效的利用，使会议筹备难以达到预期的工期、质量和成本目标[2]。

2 目前我国LMAC进度管理上的不足

目前我国各地召开的LMAC可谓如火如荼，也取得了丰硕的成果，但很多大会从筹备到实施过程都缺乏项目管理意识，尤其是进度管理上的不足仍值得反思和改进，具体表现在以下几方面。

2.1 没有具体的进度计划书

在整个LMAC的筹备过程中，缺少计划性质的书面文件对整个筹备过程进行阶段划分，并对各阶段的具体任务进行详细的规定和说明，整个会议的筹备基本上由大会主席和秘书长依靠个人的经验和能力在规划和推动[3]，导致筹备工作具有较大的随意性和主观性，这常常造成会议无章可循，各部门、各成员分工不明，权责不清等问题。项目进度上无法保证，最终影响办会效果。

2.2 对会议进度的偏差缺少有效的管理和控制

进度计划只是会议组织者在筹备工作启动前对整个筹备工作进行的理想化的规划，而在实际操作过程中，不可避免地会出现这样那样的临时状况，导致筹备进度出现偏差。目前我国很多LMAC的进度控制都没有例行的规则和方法，完全靠“随机应变”，具有较大的随意性。一旦出现临时状况，组织者时常感到焦虑、棘手，短时间内不能很好地处理，导致会务组成员之间出现推诿、扯皮等现象，由此产生的矛盾和误解，最终耽误工期，影响办会质量。

2.3 不重视会后工作

会议结束并不是整个会议筹备工作的结束，会后工作也是整个筹备工作的重要组成部分。但是由于LMAC的筹备周期长、工作强度大，尤其是会议召开期间，所有会务人员更是神经紧绷，压力巨大，所以一旦会议结束，绝大部分人便会一下子懈怠下来[4]。除了财务结算是不得不进行的工作之外，其余的善后工作，如发送感谢信、召开总结会等往往无人问津。殊不知，这样导致此次办会的经验无法更好地延续，参会厂商和专家们的满意度也会降低。

3 如何对LMAC进行有效的进度管理

3.1 会前制定详细的任务进度计划表

针对上文提到的问题，会务组成员尤其是领导层应当进行反思，并力争在下次办会过程中加以改进。那么如何改进，便是摆在其面前的一道难题。俗话说：“凡事预则立 不预则废。”为保证整个会议的筹备能够有条不紊地进行，应当在会前制定好详细的任务进度计划表。并加以贯彻执行。为论述方便，该研究以2013年6月20～24日召开某大型医学学术会议A会议为例，筹备期为一年左右。该研究者根据自身参加会议筹备的经验，将会议筹备的阶段及各阶段具体任务列如表1。

经过事先合理安排之后，各阶段任务分布更加合理，既不会出现某个阶段任务堆积如山、压力剧大的情况，也没有某个阶段过于轻松的情况，大会投入的时间、精力、人力、物力和财力得到充分和高效的利用[5-6]。倘若A会议的筹备能够如采用此项目计划表，相信整个筹备工作将更加有条不紊，大会的整体水平将会再提高一个层次。

3.2 如何应对会议期间可能出现的进度偏差

上述优化的进度管理办法仅仅是理论上理想化的计划，在实际操作过程中，不可避免地会出现各种会影响到会议进度的干扰因素，那么如何排除这些因素，纠正进度偏差，保证进度计划顺利进行，也是一项重要课题。

3.2.1 组织及管理层面 首先，应权责明确，将进度控制的责任落实到具体人[7]。大会秘书长为会议总管，负责会议整体的管理和筹备工作的推进；会务组按照工作内容划分为若干个小组，组长为小组第一责任人；会务公司派遣的项目经理则对其公司所管辖的业务负责。同时，这些领导干部还需督促并推进工作进度。

其次，应加强沟通。许多会务工作要由多个小组协同完成，而事实证明，缺乏有效的沟通是造成工作进度慢、进度偏差大的重要因素[8-10]。因此，应当提高会务组成员间的沟通效率。例如，使用现代化的通讯方式，比如建立会务组QQ群或微信群，建立会务组专用邮箱或网盘用于共享会议资料，建立会务组人员通讯录等；推行信息化办公，加强邮件往来；此外还应定期（如项目计划每个阶段开始）或不定期地组织召开工作会议，各负责人、会务公司项目经理向大会主席及秘书长汇报工作进度以及下阶段工作计划，如有偏差，可以及时讨论，共同商讨解决办法。

此外，还应协调好多方关系外。除了应当协调好会务组内部各小组、各成员之间的关系，还应当协调好会务组与主办单位、承办单位、当地医学会（或医师协会）、当地卫生管理部门、当地政府相关部门、会议公司、会议酒店等各层关系，以保证筹备工作顺利进行。

3.2.2 经济层面 某项工作出现进度偏差，除了组织和管理层面的因素之外，还有可能是经济要素（人力、物力、财力）支持不足所造成，而筹备过程中如临时发现此问题则会耽误工期。为保证工作进度顺利推进，应当将这些要素提前做好充足准备。具体而言，应认真、细致地做好前期调研，然后为各项活动提供尽量准确的预算资金，申购必要的物资设备等，并合理安排人员及分工。一旦出现临时状况，应随机应变，抽调人力、物力和财力资源，集中解决关键问题，推动会议进度顺利进行。

4结语

尽管近年来国家对大型医学学术会议的管理（尤其是财务上的审查）更加严格，但我们相信，此类会议在今后仍将不断在有所发展和创新，为医疗新技术、新设备、新理念的交流和传播搭建重要的平台，推动我国医学事业的进步。所以，如何办好大型医学学术会议必定是一个长久的议题。

该研究对此类会议进度管理的探讨仅仅是管中窥豹，实际的会议筹备过程涉及面广、流程复杂、细节甚多，而且往往还带有专业、举办城市、开会季节等特点，这就需要会议管理者不断学习理论、积累经验、总结心得，这样才能不断提升办会效果，最终推动我国医疗事业的发展。

[参考文献]

[1] 蒋景楠.项目管理[M].上海：华东理工人学出版社，2006.

[2] 戚安邦，张连营.项目管理概论[M].北京：清华大学出版社，2008.

[3] 韩雪.项目管理在大型学术会议中的应用研究[D].上海：华东理工大学，2013.

[4] 汪若洋.项目进度管理方法及其应用研究[D].郑州：解放军信息工程大学，2013.

[5] 崔妍.大型国际会议的组织实施研究[D].北京：北京交通大学，2009.

[6] 于海荣.项目管理理论在会议筹备中的应用[J].项目管理技术，2008（1）：220-222.

[7] 李毅.地方院校举办国际学术会议管理机制创新的研究[J].国际学术动态，2007（6）：30-32.

[8] 林雪琴，庞小英.国际医学组织与国际医学组织系列会议[J].中华医学科研管理杂志，2006，19（3）：193-194.

[9] 林雪琴.如何办好国际医学会议[J].中华医学科研管理杂志，2006，19（2）：127-128.

[10] 杨光.浅谈学术会议的组织与管理以江苏省医学会为例[J].中华医学会2010年学术研讨会论文集，2010：105-108.

（收稿日期：2015-01-23）