推动医院电子档案管理工作发展的几点建议

[摘要] 计算机信息技术突飞猛进的发展，在社会领域的广泛应用，给各行各业带来极大的工作便利。这一技术在医院电子档案管理工作中的推广运用，实现了档案管理的质的飞跃，并为医生与患者之间的交流沟通提供了信用平台，方便积累完整的资料，为医疗、教学、科研等各个方面的工作服务。在医院建立电子档案数据库， 实现档案资源共享，形成医院档案管理流程的统一化、现代化，对于维护医院历史真实面貌，保持医院健康、持续发展具有巨大的推动作用。本文通过对医院电子档案的建立、构建信用平台、完善与发展以及创新管理等方面，进行探讨，提供几点建议，以期能为医院档案事业的发展提供理论帮助。

[关键词] 信息技术；医患关系；档案效能；创新管理；电子档案

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2015）09（c）-0012-03

电子档案依赖计算机和现代通信技术相结合，通过将过去纸墨、照相、公文以及图书、影像、文献等形成的医院资料，转化为计算机进行管理，同时，随着档案信息电子化的介入和发展，记录信息的多样性的变化，以及信息互动等方面呈现出新特点。医院电子档案作为医院管理重要部分的构成，建立和发展的迫切性和重要性不言而喻，必须给予充分的重视和认识。推动医院电子档案工作发展，破解其中的问题，建立相应的对策，促使其快速发展，已是势在必行。

1 医院电子档案的重视与建立

1.1 医院电子档案的重要性

医院在发展过程中，每天通过计算机接收或产生大量文件资料，形成电子文档。但电子档案管理工作由于工作性质和特点，不能和业务产生的效益相提并论，容易被轻视。要改变过于重视经济效益的思想认识，要从医院发展的整体上，医院文化建设上，提高人们对医院电子档案的认识。电子档案所涵盖的内容在社会中越来越被重视，其价值也更大凸显出来，特别是在医疗经验的积累、医患关系和谐需求等方面，成为重要的资源平台。医疗事业的发展，以及患者信息需要的不断增强，将对电子档案管理工作的质量提出更高要求。

1.2 医患关系的信用平台

医院作为一个特殊的社会组织，构建和谐的医患关系非常重要。信用是医患之间的桥梁；根据医院管理上的特点，医院电子档案的建立，在收集渠道上要注重采集有用的信息，在收集信用档案的过程中注重收集手段，如需医院临床科室和管理科室之间的协调配合，要通过院方及早安排，并保证在形成、积累、归档、收集时，内容齐全、完整和准确性。确保病人通过电子档案了解他们有知情权的各种医疗过程。打消患者在就医过程中的各种疑惑和顾虑。比如，目前，我院实行的住院费用一日清单，患者可以在设置在大厅的电子设备上，随时查询、打印。这样患者不仅能及时掌握、了解自己的病情，还能明晰自己的消费，增强他们对医院的信赖感。新的《医疗事故处理条例》的颁布，也明确了医患双方的职责、义务和权利。通过建立完善医院电子档案，为避免、解决医患纠纷提供证据支持，是构建医患关系的信用平台。

1.3 电子档案的建立

医院电子档案的建立是计算机大量应用于医院管理的必然结果。医院各个部门、科室，实际上都有相关的联系，总的目的只有一个，那就是更好地为患者服务。医院采集档案信息通过互联网传输，医院电子档案的建立和信息数据库，在我院是实现共享的。集档案信息资料收集、整理、归档、管理于一体的信用档案种类。把电子档案归档于综合档案室，经由专人、专橱、专管的方式，结合科室的工作情况，及时收集、整理、入档手续，做到查有卷，归有期。

目前，以我院电子档案的实际情况来说，已建立了档案管理人员相应的档案管理机制，以及一系列档案管理的规章制度。同时也有效地开通了网上的查询系统，让大家真正了解了档案的意义和作用。根据医院电子档案的管理要求，档案管理人员经常到各科室部门走访、宣传、指导有关电子档案建立、收集等工作，尽最大努力推广使用电子档案。

2 电子档案的问题与效能

2.1 电子档案管理存在的问题

目前电子档案存在以下问题，一是档案管理的保管制度、收集制度、档案的使用制度等，本应彼此联系紧密。实际中很多医院并未将上述制度进行有效融合，使之联系脱节，无法形成配合体系，从而难以发挥各自实际作用。二是医院对硬件设备投入不够，尚没有形成完善的硬件系统，还由于大量电子文件、图纸、影像资料等没有得到重视，在分类上也不够详尽。三是医生的科研资料、学术著作等很有价值的东西，也处于分散状态。没有分门别类地进行收集。四是医院电子档案缺乏权威制度，每个医院都依照个体意愿来理解并制定管理制度，从而导致很多医院的档案管理制度并不完善，有很多漏洞。五是医院从事档案管理的一些工作人员不具备相关的专业知识，也缺乏相应的工作技能，部分档案管理工作人员是以兼职身份开展工作，相关专业管理人员未能足额定岗等问题，影响医院电子档案整体水平的发展。六是电子档案由于缺乏监管，所生成的真实性，也存在一定的问题。由于电子设备的特殊性，在保密性和保留时间长短的问题上，没有进行有效的考量，实施相应的对策。以上这些，都需要在电子档案管理过程中，不断完善。

2.2制定科学化的管理制度

电子档案管理工作在不同阶段相互独立的，整体上又是系统的、互相联系的。其工作可分成两部分：一是收集、整理和鉴定相关文件；二是档案的利用。不论是基于理论抑或实际，前者都是后者的根本所在，在进行相关文件收集和整理时，要认真完成立卷归档的工作，按照相关制度对文件进行及时、准确和科学地分类组合，使文件之间形成紧密而又清晰明确的联系。前期归档工作必须同时考虑后期档案利用工作的要求和需求，两者相辅相成。完善的档案管理工作制度有利于管理工作顺利的开展，避免了管理的随意性。

2.3加大硬件设施建设力度，搭建平台

计算机管理平台能够有效节省档案储存的空间，还有容量大、出错率低，便于档案查找和阅读，降低人力和物力成本等特点。所以，应及时检查相关硬件设备的更新速度，定期维护和更新常用机器设备的性能，合理引进先进设备。

建立三级网络管理模式。以院级领导、办公室负责人、档案管理人员为三个等级的管理模式。将档案文件拆设为文件收集系统、档案的保管系统和利用系统三大体系。再在每个系统中设置多个链接，以方便查询，使档案尽可能得到高效利用，也使档案查阅和调取更为便捷，确保整个档案管理工作井然有序。

3 电子档案管理的完善与创新

3.1 电子档案管理的职能

随着医院电子档案的推广，它的职能更加地凸显出来。从收集、管理再到利用，做好每一个环节，必然能推动电子档案整体的发展，同时对医院的发展起到重要的作用。如果忽视其中任何一个环节，都会制约电子档案的健康科学的发展，给医院在现代化建设，以及在医患关系上等方面，带来不利影响。电子档案管理人员，建立其自己的责任心，掌握并了解当下电子信息技术特点，特别是电子档案各个环节存在的问题，以积极、主动的心态，发现问题、分析问题、解决问题。那么档案管理工作就会在一个良性循环的轨道上，显示出它独到的职能和意义。

3.2健全并完善管理制度

医院电子档案的管理制度的制定，是确保电子档案工作正常开展的保证。在规范管理上，首先遵循国家在档案管理的法律法规，以及国家已出台的关于电子文件的保准与规范。

从我院情况看，应建立相应的领导小组，以分管院长为组长，档案室负责人和档案工作人员为组员的工作体系。按照档案制度规定的工作流程，严格操作。从档案的资料的真实性，到完整性，以及有效性，要做到确保无误。规范所收集文件的处置和时效。档案室和对接的科室各部分，制定形成移交数据的标准。对于标准的制定，要有可操作性、包容性和前瞻性。并在计算机系统软件的利用上，支持档案文件的安全更新和保存。

3.3电子档案管理机制的创新与服务

电子档案的管理与运行中，有更多新的元素加入，资料的承载平台不同，电子文本、电子签名等诸多方面的运行，必须有相应的新的运行机制与之配套。国家相关部门需要出台规范的管理标准，同时也要对电子档案的运行进行必要的监管。医院电子档案，按照国家档案部门的规范标准，制定相应的本单位的管理制度、管理办法。在收集电子档案资料的过程中，与相关部分配合，在保证资料真实、可靠、完整的前提下，向电子档案管理中心移交。医院电子档案管理部门，同时要监督指导本单位电子档案工作的具体运行，结合医院自身状况，协助实施电子档案管理人员，按照制定的标准规范，将医院电子信息资料归档。对于在工作中出现的新问题，及时会同相关部分相关人员，进行调查、研究，寻找出可行性的解决方法，方便推进业务的拓展、医患关系的和谐、大众对疾病和就医过程的了解等等，全面推动医院电子档案工作的创新与服务。

3.4 提高电子档案管理人员的综合素质。

目前，电子档案管理人员，面临着业务能力亟待提高的问题。医院应对从事电子档案管理工作的人员，加强培训。制定相应的培训计划，通过不同形式的培训、参观，以及同行业的交流，甚至是出国学习、对专业人才的引进等，来提高管理人员的综合素质。电子档案工作人员，要有对业务刻苦专研的精神，总结电子档案运行过程中的经验，总结出适合电子档案健康发展成果，形成适合现代信息技术发展的运行轨迹。

3.5 研发适合医院电子档案发展运行的软件

信息技术高速发展，大量的电子信息资料潮水般涌入，为使信息文件的快捷、科学、规范的管理，开发新型的电子管理软件，是摆在相关人员面前的课题。医院电子档案人员应会同科研人员，研发出配套的软件，以统一的数据格式标准，以兼容的性能，推动电子档案管理的完善和发展。

4 结语

充分认识电子档案在医院工作中，产生的高效工作效率的价值，了解当下医院电子档案的现状，积极实践、探索解决电子档案管理在并信息技术发展过程中的各种新举措，进行创新发展，是新形势下医院工作的要求。医院电子档案管理水平反映了医院综合管理能力的方方面面，它也是医院综合实力的体现。从医院领导到医院管理人员，应认清这是一场信息化的革命，抓住时机，迎难而上，不断创新，全面推动医院档案管理工作更为规范、科学、高效。

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（收稿日期：2015-06-19）