公文传输系统在对外企业的应用

　　摘要论文对公文传输系统的应用进行了分析，详细描述了系统的特性与功能，也描述了应用的经验，为对外企业公文工作的开展提供了借鉴。
　　【关键词】办公系统 公文传输 计算机 网络 OA 对外
　　1 引言
　　现在国内大中型企业，一个重要趋势就是不断开拓海外市场，就笔者工作感受来看，对外办公业务需要大量的公函往来，所以一个性能良好的公文传输系统就显得必不可少。在公文传输系统的应用中，必须应该了解它的性能特性，同时能够解决应用中出现的一些问题，保证其系统安全性，本文对这些问题加以探讨。
　　2 公文传输系统的必要性
　　在信息技术不发达的时代，公文的传输一般都应用邮寄方式，当然这种方式的速度时效性不言而喻，根本无法适应当前快节奏的、国际化的企业需求。尤其是对外文件，由于传输量的大，更改不容易，距离遥远。再加上传输过程中保密性难以得到监控，也带来了很多问题。而公文传输系统，也是面对这个需求来展开的。其实除了专门的公文传输系统，市场上有很多即时聊天工具，也能应用于公文的传输，比如腾讯的QQ软件，或者简单的FTP协议编制的软件。但是要看到，这些软件本身没有特别去关注公文的安全性，也没有将一些公文相关业务合并到传输过程中，所以简单、低密级的文件传输尚可，如果能够可靠的服务于公司公文传输，一种专业的、考虑全面的公文传输系统就成为必要。这种系统是融合于但独立于办公自动化系统，通常能够单独应用，同时为系统提供了十分健壮有力的的安全性，特别它其强大的接口，可以为传递公文提供保障。
　　3 系统具有的要求
　　应用公文传输系统，在使用前期就应该选用合格的商品，或者开发合适的产品。系统应该能较好的用于异地电子公文和信息传输。
　　（1）平台的无关性。考虑到国内大量使用的是windows操作系统，而国外系统有各种情况，比如苹果平台，比如linux平台。如果想实现系统公文的传输，必须能够适应多种操作系统，实现平台的无关性。较好的方式就是采用B/S架构，用浏览器方式服务器这种模式，保证业务成功的运行。
　　（2）灵活性强：对于公文传输系统，没有必要跟OA紧密耦合，但是有时候跟OA协作又能达到较好的效果，所以应该尽量与OA系统进行无缝链接。公文传输系统采用安全性好的公文交换服务器，这样收发单位无论是通过本单位应用服务器进行收发，都是与公文交换服务器进行通讯，由公文交换服务器进行集中式的管理，便于维护和保密性。
　　（3）安全性强：满足全性要求，可以通过软件的加密算法和或者硬件加密卡邓多种的手段来达到商密级的需求。比如在客户端可以应用硬件设备USB KEY来存储证书和私钥，这样就使得无证书无秘钥就无法使用的目的，提供了很好的安全保密特性。现在也可以应用高位随机加密的技术，保证加密后的文件不能被随意拷贝，打印份数严格限制。
　　4 系统功能分析
　　这里对公文传输系统主要工作流程进行描述：首先生成一个公文，然后进行盖章，在这个过程中应该含有数字签名信息。还要进一步进行文件的加密，建立可信信道进行传输，在远方实现解码得到公文。与此同时，还应该应用数字签名实现验证，从而保证公文是有效的。当这个过程顺利完成的时候，那么传输工作结束，就可以应用OA或者直接导入打印机打印，否则回复报错，请求重发。这是公文传输系统的核心工作，总的看来还应该有下面的功能：.登记公文功能；公文签发功能；公文盖章功能；发文监控功能；.公文催办功能；.公文查询和统计功能。
　　5 应用技巧分析
　　应用好公文传输系统，实际上是需要摸索一个规律的，虽然工作看上去是流程化的，但一点错误就可能引发误会，甚至导致不可预估的影响，所以这个工作必须仔细细致，下面简单谈论一下个人的应用经验。系统应用中，会随着操作系统更新，或者应用系统功能完善等需要进行更新。在这个过程中，不可以退出程序或拔出密码钥匙，否则容易发生错误。如果实在需要打断中断，那么下次登录后一定要要及时完成更新操作。有时候可能因为网络的原因，导致系统无法响应，所以当发生启动后时如果系统长时间没有反应也无需惊慌，这时应该确认电脑的硬件连接或者查网络状态是否正常。系统经常需要进行操作库更新工作，这需要根据要求进行更新，特别是数据库更新以前，注意系统的复制和存档，避免发生损失。
　　当然最为重要的应用经验，就是关于安全保密性，下面简单探讨一下经验：
　　（1）首先保证物理安全性。可以说物理上的硬件是系统运行的绝对基础，所以其安全性也是保证文件传输系统正确无误运行先决条件。需要看到机房环境在很多方面都有要求，有相应的国家标准，必须尽可能加以保证，主要包括有：温度、湿度、洁净度、噪音干扰、电源质量、振动等。另外机房本身的设计与施工也是重要的，如果不能加以保证，那么在装修过程中一定尽量加以补救，这对于系统是否能够可靠运行至关重要的。
　　（2）操作系统的安全性。仅仅依靠网络管理员的技术和经验寻找安全漏洞、做出风险评估，显然是不现实的。应该寻找一种能查找网络安全漏洞、评估并提出修改建议的网络安全扫描工具，利用优化系统配置和打补丁等各种方式最大可能地弥补最新的安全漏洞和消除安全隐患。
　　（3）保证网络环境的安全。公文传输系统是通过局域网进入广域网的，所以网络环境不可避免存在着交互。为了实现其安全性，应该积极使用杀毒软件，设置防火墙，同控制与公网互连，采用相关技术手段防范黑客入侵，从而保证网络的安全。不仅如此，还应该加强安全教育，不允许乱插U盘，从意识和管理上保证网络安全，这样才能防范来自内外网络的安全威胁，尽早发现安全隐患和安全事件。
　　（4）应用上的安全性。对于公文传输系统，涉及到数据库、操作系统、系统的设计与编码、数据加密机制、应用的权限控制等各方面，这一定要加强平时的员工学习，从技术上懂得危险性在哪里，同时与厂商的产品和技术进行深入沟通，从而为系统提供最先进的安全服务。现在看来主要有加密访问，有限授权，全面确认，基于角色的权限管理，系统操作日志等。
　　
　　参考文献
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　　[3]刘晓华等编著.J2EE企业级应用开发[M].电子工业出版社,2003
　　[4]蔡武著.模式识别[M].西安电子科技大学出版社,1992.
　　
　　作者单位
　　中土集团公司北京市100038