企业信息化工作中的OA深度应用及定制开发

摘 要

OA办公自动化系统是一个开放性、流程化软件平台，在提高企业管理效率，审批流程规范化，事物处理环节固定化方面是一个先进的管理工具。企业在实施OA项目中，不仅要深入挖掘其功能，还要进行针对性，个性化开发，使其适应企业的特殊需求，发挥OA自动化办公的最大效能。

【关键词】OA ERP 数据融合跨平台数据接口

某研究院有限公司是国家级高新技术企业，2011年3月被认定为国家级创新型企业，为中国机械工业集团有限公司全资科技型企业，是国家电气传动及自动化系统工程、中小型水力发电成套设备和低压电控配电成套装罝的主要科研开发和生产制造基地。

由于2013年企业刚刚完成改制及机构调整，迎来了快速发展的新局面。公司领导提出了“综合管理提升”、“营销能力提升”、“精品建设”等新的管理理念和发展规划。公司各个部门就新的形势下，如何提高经营管理效率，纷纷提出了新的思路和方法。

在公司管理制度和管理理念的推动施行过程中，一个重要的组成内容是OA协同办公系统的深入应用和推广，确保各项管理制度落实，固化企业规范，全面监控和管理企业，对企业现状可视，动态了解企业的经营情况，为决策支持提供依据。

1 全面应用OA办公平台，取代传统审批手段

公司充分利用OA办公平台，全员使用公文流转功能，实现办公网络化无纸化的目标，同时在平台上设立各种讨论组，职工能够通过这个平台畅所欲言，为企业发展献计献策，也能够获取知识，增长见识，公司知识得到有效共享。目前，从几百万资金的调拨批示，到日常办公用品的采购申请，从新员工入职通告，到员工的个人工作总结报告，从每个项目的经营立项，到项目各种阶段的事物管理，都在OA平台上顺畅运行，极大提高了办公和管理效率。

2 以OA为数据传递平台，连接分立信息系统

公司的其他信息化系统，包括财务系统、ERP供应链系统、ERP生产模块、U8合同项目管理系统，ACE设计软件等关键业务模块通过都OA协同办公平台相互联系在一起，形成高效率的运行模式，公司今后列入实施规划的PLMM/PDM项目管理系统，CRM客户管理系统，BI管理驾驶舱，都离不开OA平台的信息传递功能。

为适应新形式，公司集中力量进行了OA流程的升级和创新，力争满足各种非常复杂的管理需求。信息化部门根据需要在公司各个部门建立了相应的流程，使用OA表单传递财务系统、生产管理系统、供应链系统所需的输入输出数据，极大提高各分立信息系统的管理效能。目前公司主要业务系统已经在OA平台的连接下正常运行，保证了公司新的管理制度和管理理念的实行。

3 深度应用OA流程，管理复杂的企业事务

OA协同办公系统，虽然是个成熟的软件平台，操作相对程式化和标准化，为用户提供的操作手段比较少，但是我们依然不断提高OA的个性化定制水平，

争取挖掘出系统的最大潜力，满足日益丰富和复杂的管理需求。

例如，为了严格完善公司的项目合同管理流程，有效降低项目风险，保障项目顺利实施，我们建立了《项目合同评审流程》，该流程涉及的审批环节很多，不同性质的项目审批过程也不一样。过去都是在会议讨论中进行，用会议纪要方式记录，非常不方便，而且各种意见不能详细记录，往往影响立项进度。在《项目合同评审流程》中，我们对项目的各个评审内容都详细列出，对每部分内容都规定了填写要求，这样，即使某些审批人没有时间参加会议，也可以在流程表单中及时填写自己的意见，使审批流程能够顺利完成。见图1。

审批内容包括项目性质、客户资质、技术难点、商务要点、所需资源等等。基本涵盖了项目所有方面，涉及到各个部门。见图2。

同时，对于不同的审批需求建立了复杂的审批流程，保障在各种情况下的审批事项能够顺利完成。见图3。

该流程实施后，对于项目合同立项评审，都能及时有效的完成，既保证了评审速度和效率，又充分展示了项目风险和管控重点，为下一步项目的顺利运行提供了工作依据和保障。

4 建立数据共享平台，提高企业信息系统数据利用效率

从信息化工作对企业管理的支持上看，OA系统作为一种开放性平台，已不再是仅仅支撑企业日常运行，而且还有助于决定企业的发展战略。OA建设不能仅仅依靠现成的商用平台，做一些肤浅的形式上的表面工作，虽然投入巨大，但是效果有限，脱离企业个性化需求，而是要结合自己的情况，不断定制开发，提升应用水平。我们提出的规划原则是：重点突破，由点及面，持续改进。通过OA平台的深度应用，持续进行企业管理改进和流程优化，减少内耗，形成企业的核心竞争力。

4.1 利用OA平台共享ERP项目进度信息

公司目前已经成功实施的业务软件系统有：用友公司的U8财务系统，生产管理系统，进销存系统，合同管理，项目管理系统，Autodesk ACE设计软件，其他专业设计软件。基本覆盖了公司的主要业务领域。这些系统的水平还是处于比较领先或者主流的，是公司全面信息化的基础，也是公司目前正常工作办公的基础。

上述软件系统之间，存在信息转换瓶颈，数据不能共享，造成工作中数据重复生产，不能高效利用，数据浪费现象比较突出，为此我们专门针对问题比较突出的项目资金和进度管理问题，合作开发了由ERP系统向OA系统传递项目信息的应用软件系统。

由于ERP系统中，存放了项目的详细数据信息，包括项目资金的到位情况，

每笔资金的来往情况，项目付款进度计划等等，这些信息在项目管理人员中都是非常重要的，是项目下一步操作的依据。而ERP系统是个相对封闭的系统，不可能向大多数项目参与人员开放，这样，ERP操作人员经常会被问到项目的详细信息，造成信息沟通不畅。

为此，我们开发了针对性的软件系统，解决了跨平台数据系统的交换传递，ERP安全访问，ERP查询认证，OA权限分配等技术难题。不同信息系统之间的数据传递能够极大提高数据共享，提高工作效率。

ERP-OA数据协同传递系统实施后，项目参与人员都可以在OA平台上实时查看项目的付款和进度信息，根据这些信息进行项目的具体管理工作，基本上

保证了项目信息数据的高效共享，为项目管理人员提供了有效的管理手段。见图4。

4.2 ERP库存信息共享发布

过去，工程设计人员在设计选型时，往往比较盲目随意，因为可选型号众多，个人又有不同的偏好，造成选型不统一，无原则。而采购人员往往疲于应付这些数量庞杂的采购单，而同等功能的元器件在仓库中存放，得不到及时应用，造成很大浪费。

为了规范设计人员选型和物资管理人员采购的行为，使库存元器件得到最大程度的利用，达到设计规范化，库存最小化的目的。在ERP-OA数据协同传递系统基础之上，我们又开发了库存信息共享系统。工程人员通过OA平台可以看到在ERP系统中存放的，目前各种元件的库存和采购到货信息。见图5。这样，设计师在项目技术设计时，可以优先使用库存中有货的元件，不必新提出采购申请。这样就保证了产品设计采购生产的信息共享，在实际应用中，发挥了很大作用，收到了极好的成效。

由此可见，随着信息技术进步和企业的发展，数据资源的共享成为企业系统信息化建设的必然要求。在网络技术趋成熟与完善的今天，企业在利用OA的开放性、流程化平台的基础上，建立一个实用先进的信息架构，实现企业信息资源优化共享，保证数据一致性、准确性、规范性和时效性，提高企业管理效率和客户服务水平，这对提高企业的管理水平和工作效率，都有极大的帮助。

参考文献

[1]马慕周主编.办公自动化应用技术[M].北京：清华大学出版社，2011.

[2]王莹等主编.管理办公自动化原理与技术[M].北京：经济管理出版社，2009.

作者简介

王峥（1968-），男，天津市人。大学本科学历。现为天津电气科学研究院有限公司高级工程师。主要研究方向为工厂自动化软件设计、企业信息化建设实施及信息化项目开发、深入研究数据平台建设及异构数据系统融合方案。

作者单位

天津电气科学研究院有限公司 天津市 300180