对强化档案信息化管理工作的分析

摘要：随着时代的发展，科学技术水平不断提高，先进的计算机信息手段层出不穷，大大提高了日常工作的效率。组织的档案管理工作也应该与时俱进，加快档案管理信息化进程，及时更新软硬件设施，以提高档案管理的水平。本文首先分析了档案信息化管理的必要性，其次阐述了提升档案信息化管理水平的策略。

关键词：档案 信息化管理 水平 提升策略

档案是高职院校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。随着计算机、互联网等信息技术手段的发展，高职院校档案管理工作进入一个新的历史阶段。信息化背景下如何提高高职院校档案管理水平以便更好地为学校各项工作服务，是摆在我们面前的重要课题。

一、档案信息化管理的必要性

实行档案信息化管理十分必要，除了能够提升档案管理的效率，保障档案能够更好的为组织运行服务之外，其还可以从如下两个方面体现出自身的价值。

首先，档案信息化管理能够为组织的档案资源的高效开发提供重要的科学保障。通常而言，档案存档入库就成为一种相对静止的状态。通过对档案不断进行信息化开发则可以使这种相对静止的档案重新激活，并且通过一定的信息技术手段，将档案中所拥有的信息输入到相应的数据库当中，进而开发出这些信息当中所存在的巨大价值，形成价值的增值。

其次，档案管理信息化是档案事业适应时代和社会发展的必由之路。目前世界正在依靠信息化而不断推动经济社会跳出传统的工业化路径，进入到更为便捷的快速发展车道之中。信息技术是重要的财富与资源，已经收到了各行各业的重点关注。因此，档案事业要想在快速变迁的社会中占有一席之地，就必须将信息化技术融入日常的档案管理工作当中。档案信息化是社会信息化的重要组成部分，档案信息化建设滞后，社会信息化就不可能实现，影响组织可持续发展宏伟目标的实现。因此，组织档案工作者必须解放思想、转变观念。现在信息成为社会与经济发展资源和财富，档案管理部门是组织的信息中心，在信息社会中，档案管理也成为组织发展支柱工作。

二、提升档案信息化管水平的策略

新时代的信息技术飞速发展，给人们的日常生活和工作带来了很大方便的同时也节约了大量资源，档案管理也应该充分利用先进的信息化手段，提高档案管理信息化水平。

第一，推动“档案信息系统”计划。档案管理部门应健全档案管理信息化作业，制订“档案信息系统”中程计划，推动档案管理信息化，使现行档案、回溯档案均能建置完整性的电子目录，汇整公布档案目录，同时开放档案目录查询单一窗口；另将已征集的各类档案予以数字化及建立虚拟档案馆，运用虚拟实境及信息技术，真实呈现实体建构，还原档案发生的时间与场景，建立档案信息系统，提供线上申请应用，结合E-Post及电子付费平台，建立电子档案储存安全防伪认证体系，确保信息化作业安全。

第二，制订“档案数字服务”计划。由于社会E化速度加快，原生性电子档案比例及数字化档案应用需求不断攀升，逐渐突显出电子档案在未来档案事业发展举足轻重的地位。电子档案长期保存的方式、格式与安全，也成为档案管理机构面临的艰难议题，对于电子档案的数据庞大性，在未来应不受软硬件的更迭，仍可顺利的阅读其内容，并确保该内容的完整与真实。如何协助在信息科技日新月异、软硬件汰换频繁的困境，已成档案管理机构责无旁贷的议题。同时为结合对档案知识的需求，确定档案核心价值，吸引并鼓励全体员工参与档案相关活动，扩大应用服务范围，提供优质服务环境及内容，应制定“档案数字服务计划”。

第三，国家应制定信息化相关的法规命令。为了统一作业标准，档案管理机构应特别制定档案电子储存管理实施办法、档案管理信息化作业要点、电子档案管理作业要点等信息化相关法规，用以规范纸本档案及电子档案管理的系统功能、与档案交换格式、档案目录汇送格式与规定、电子档案储存规格及网络安全等相关事项。

第四，推动档案管理信息化。办理档案管理信息化作业，应依档案管理机构及相关主管机关的规定，使用档案管理主管部门规划建置的档案管理系统或依档案管理信息化作业要点的规定自行建置档案管理系统，并配合规定定期转出相关档案目录电子档，以期适应档案目录汇送公布及提供申请应用的需要，最终提升档案管理作业效率。同时，档案管理部门也应规划建立档案管理信息系统验证制度，协助信息业界开发设计正确完备的档管系统，机关得以检选优质厂商，使政府与业界双赢。在推动机关档案管理信息化方面，首重观念宣导，以不断的更新档案管理局网站来宣扬档案管理信息化，并建立分众导览概念，以一般使用版、档管人员版及英文版的方式，分别提供不同的网站内容服务大众。另外，也需持续强化档案目录查询网络，结合资料搜寻引擎，提高查询速率及正确率，以吸引广大使用者。

最后，建构整合文书及档案管理信息系统。这是档案的前端，因此将档案管理与管理系统结合是档案管理作业最简便的方式，也是系统整合的必然方向。档案管理机构应于档案管理信息化作业要点中定义档案栏位转换格式表。另外，也需大力提高档案管理人员信息化水平和保密意识。档案管理工作的信息化必须靠人来实施，也只有高素质的专业人才才能推动管理信息化水平的提高。要加强对在岗档案管理人员的信息化培训，当出现新的操作软件时，及时开展培训课程，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识。对于所安装的软件和下载的文件等要多加注意，防止病毒入侵，维护档案系统的安全稳定。

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