刍议办公自动化子系统
摘 要 教务教学方面的无纸化需求日趋迫切，原来纸质教案审批流程的缺点日显突出，在此环境下，电子教案审批系统作为无纸化办公、自动化办公系统的一部分应运而生。本文主要阐述在办公自动化日趋普遍的环境中，如何构建一个适用于教务教学方面的电子教案审批系统。
【关键词】办公自动化 电子教案审批系统 OA系统
计算机技术的普遍发展，使办公自动化这一概念得以普及。软件技术的不断提升，使办公自动化得以实现。随着时代的不断发展，传统手工批改教案的方式受到更替与冲击。电子教案审批系统的出现，使无纸化批改教案成为可能，办公自动化更为完善。在教学中，利用编程软件构建这一系统时，应先具备以下的概念与思路逻辑。
1 办公自动化
1.1 办公自动化的概念与意义
办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备办理业务，都属于办公自动化领域。
在行政机关中，大多把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
一个完整的OA系统，应该会使办公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重复输入信息的环节，以提高整个办公系统的效率。一体化、网络化的OA系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。
1.2 办公自动化的阶段需求与应用层次
一个完整的OA系统从构建到功能实现应该包括下面七个阶段需求：硬件配置阶段、数据处理自动化阶段、B/S或C/S架构下的工作流自动化阶段、无障碍工作流自动化阶段、协同工作型办公自动化（流程管理）阶段、决策管理自动化阶段、移动平台或跨平台自动化阶段。任一个OA系统要完全完成这七个阶段，特别是第七阶段是比较困难的。而我们可以以实现的着重阶段不同，将OA系统分为四个层次。
初级层次：简单的将实际办公事务转换成电子办公事务。可以这样定义为：简单的在单机或小型局域网上进行处理文字、电子表格、数据库等辅助工具的应用。这样层次的OA系统，一般称之为事务型或业务型OA系统。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。在这个层次的OA系统中，由于是在局域网内运行，并不需要着重考虑数据传输的安全性，因此对数据的加密要求较低。该层次的OA系统在建设时，应把工作重心放在前三需求阶段，尤其是B/S或C/S架构下的工作流自动化阶段。该层次用一句话概括就是：利用计算机模拟原有的办公事务流程。
中级层次：事务型的系统在广域网上的运作与信息管理。中级层次的OA系统，是建立在事务型或业务型层次基础上的。该层次的OA系统运作在广域网上，让跨地区的部门能协同办公。由于是将信息暴露在单位外部进行跨地区协作办公，在充分发挥了系统的信息共享优势外，还需要注意信息的加密安全与信息管理。“信息管理型”OA系统是对这个层次OA系统的称呼。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的、跨地区的一种一体化的办公信息处理系统。利用综合数据库存放该单位有关的日常工作所必需的信息，然后在互联网上跨地区进行数据处理、资源共享，提高办公效率。为此，这也要求办公单位必须具备供本单位各部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统，数据信息的管理是该层次OA系统的核心。该层次的系统在建设时，应把无障碍工作流自动化阶段、协同工作型办公自动化（流程管理）这两阶段需求作为建设工作的重心。
高级层次：计算机在信息管理型的系统上执行决策程序。跟中级层次一样，高级层次的系统也是建立在中级层次的基础上，该层次的OA系统称之为“决策支持型”OA系统。决策支持型OA系统是建立在信息管理级OA系统的基础上。中级层次的系统上设定了“决策程序”，从而让计算机在执行决策程序后，能在一定程度上对办公信息进行决策处理。 其特点是：集成化（软硬件、网络集成）、智能化（汉字识别）、多媒体化（包括对数字、图像的处理）、电子数据交换（温度等转换成电子数据）。该层次系统通常的建设目标是：让系统使用由综合数据库系统所提供的信息，针对需求设定决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。系统在建设时，应把决策管理自动化阶段需求作为建设的工作重心。
现代层次：决策支持型系统跨平台操作。手机、平板电脑等移动设备的发展日新月异，其所提供的APP程序已很大程度上的类似、接近计算机程序。很多的用户也迫切需求或愿意去尝试使用这些移动平台来办公，在这种社会的需求环境下，我们的OA系统有了新的发展目标，即跨平台支持。因此，我们将该层次的OA系统称之为“跨平台支持型”OA系统。该层次的OA系统在建设时，应把移动平台或跨平台自动化阶段需求作为建设的工作重心。
2 电子教案审批系统
电子教案审批系统作为教务类的一个子系统，其作用不应该仅仅是停留在在无纸化这一概念的层次上。应把该系统定位办公自动化中级以上的层次，即在互联网上跨地区进行数据处理、资源共享、提高办公效率，最终实现提高管理层次上的效能。基于此定位，我们在构建电子教案审批系统时，以一个简单的例子举例。
2.1 实际情况
某校在还没有构建电子教案审批系统时，传统的教案审批方式是，由教案编写者将教案送至审核人员处进行签字审核，再送至批准人员处签字批准，最终拿回教案用以授课。在此送审过程中，看似简单，但大多数教师在实际送审过程中却碰到很多不尽人意的问题。如：因一点小问题，教案被打回而浪费纸张；课间时间送审时间可能又不够，影响下节课上课；下班时间送审，可能审批者已下班只能拖延至第二天，或者审批者需要带回很多份不同教师的教案回家审核，着实不便；送审的教案确实是按时按点的送达，可审核人员出差又不能在外地审核；教务科在归档教案时，纸张堆叠如山不说，分门别类存放教案时更让人叫苦不迭等等。
针对以上情况，该系统的建设大致可以通过以下的思维来定位建设层次。
2.2 初级层次的建设目标
以办公自动化划分的层次作为参考，审批系统在初级层次的建设上，概括为一句话就是：简单将传统的教案审批方式转换成在小型局域网上用计算机的方式审批。
在转化过程中，参照传统送审流程和系统直接面向的办公人员，把审核过程在计算机上大致分为以下几步操作：①下载教案模板（第一次使用），②填写教案，③将教案上传至审批人员审批，④下载已通过或打回的教案。该系统执行过程中，办公人员只需要在个人计算机上进行文字处理和一些简单的WEB或软件操作，即利用计算机模拟原有的办公事务流程。
2.3 中级层次的建设目标
当学校规模到了一定程度，审批系统仅仅定位在初级层次是不够的。比如学校开设了几个校区，如果再使用初级层次的审批系统就会不利于各校区间协同办公、信息（教案）管理、资源共享。因此，此时需要把审批系统在原来的基础上扩展成能适合广域网上进行数据交流、协同办公的层次。这样一方面能提高办公效率，另一方面能提升管理效能。以办公自动化划分的层次作为参考，审批系统就成了信息管理型的系统。办公人员利用计算机模拟办公流程已轻车熟路，系统功能的建设核心目标应该放在数据信息的管理上。
2.4 高级、现代层级的建设目标
办公自动化的高级层次要求系统是一个决策支持型的系统，在教案审核系统在执行审核教案这一流程时，人的主观因素占据较大成分，要设定一个决策程序能够让系统对教案自动进行决策完成办公人员的审核工作是非常困难的。因此，构建一个决策支持型的教案审核系统，决策目标应该放在文档大小限制、文档格式、电子签名处理、归档分类、资源共享等方面上。现代信息化的普及，人们希望能在各种移动平台上进行办公。教案审批系统在满足以上建设需求时，如果适应时代的趋势实现跨平台办公，那么系统就完成了现代层次的建设目标。
3 结束语
本文通过对建设教案审批系统目标的分析，总结出了其构建时的思维与优势。作为OA系统的一部分，其是能够节省资源、提高工作效率、提升管理效能的。其在构建时应该以办公自动化功能层次作为参考，根据实际需求和工作流程定位建设层次。在教学中，更应该以此模型为依据，进行逐步分解教学。
作者单位
广东省南方高级技术工学校 广东省韶关市 512023
