泰州市某医院档案管理工作满意度调查
[摘要] 目的 调查了解医院职工对档案管理工作的满意度，为提高档案管理水平提供依据。方法 随机选取356名职工，设计调查表，开展面对面问卷调查。结果 医院职工对档案工作的满意度普遍不高；医院临床医生与后勤管理人员在档案开发利用频率及满意度方面差异有统计学意义。结论 该医院档案管理工作满意度低下，医院应采取有效措施，提高档案的开发利用效率，改善服务态度，改进服务流程。
[关键词] 档案；满意度；统计学
[中图分类号] R197.32 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2015）03（c）-0174-03
档案工作的水平直接关系到三甲医院的创建，也和医院提升管理水平、更好地提供优质便捷的服务分不开。为了解该院档案工作质量，查找工作薄弱环节，更好地促进档案管理工作再上新台阶，2015年3—4月，对医院356名职工进行了档案工作的满意度问卷调查，结果报道如下。
1 对象与方法
1.1 对象
医院现有职工1 321人，其中临床医生879人，后勤管理人员 442人。现有档案管理人员18人，其中本科13人，专科4人，专科以下1人。高级职称4人，中级职称5人，初级职称9人。在临床与后勤按照分层随机原则抽取的356名职工中，临床医生280人，后勤人员76人。
1.2 研究方法
随机抽取356名职工，自行设计调查问卷，采用面对面问卷调查的方法获取资料。调查前统一培训调查员，并做预调查以修正调查表。
1.3 研究内容
主要包括档案管理工作的满意度、档案管理工作存在的问题、档案利用频次、档案资料的完整性、档案保管的科学性、档案管理人员服务水平、档案服务流程合理性、档案创新性、提高档案管理水平的合理化建议等。
1.4统计方法
数据采用SPSS 17.0软件进行统计分析，计数资料描述用百分率表示，频数分布比较采用χ2检验，检验水准α=0.05。
2 结果
2.1 档案管理工作的满意度
调查的356人中，对档案管理工作非常满意的为38人，占10.7%；基本满意的为125人，占35.1%；不满意者193人，占54.2%。具体情况见表1。
经构成比χ2检验，临床医生与后勤人员对档案管理工作的满意度差异有统计学意义，临床医生对档案管理工作的满意度低于后勤人员（P<0.05）。
2.2档案的开发利用频次
调查的356人中，档案的利用率普遍不高，临床医生明显高于后勤人员，具体结果见表2。
医院职工对档案的利用率不高，几乎不用者达到29.2%。经构成比χ2检验，临床医生与后勤人员对档案利用的频次差异有统计学意义，临床医生对档案的利用率明显高于后勤人员（P<0.01）。
2.3 档案管理工作存在的问题调查
档案建设的主要目的是其开发利用，这就要求档案工作主要围绕档案资料收集的齐全性、档案保管的安全性、资料查询利用的便捷性等方面展开。该院档案管理工作存在的问题很多，排在前3位的原因依次为档案人员专业化水平低、档案资料收集不全、档案管理设备及存放条件差等方面，具体情况见表3。
该院档案管理人员仅为18人，且大多为兼职，缺乏正规的档案管理专业培训，一来导致档案管理人员无法将精力完全放到档案管理上，平时无心顾及档案管理，工作方式流于形式，到年末归档再搞突击。二来导致档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，只能应付日常工作，缺乏创新和活力，从而影响到医院档案管理工作的质量。由于医院病历档案、各种检查影像图文档案分属于不同业务部门管理，而综合档案只管理文书、科技、人事档案，这样既不符合集中统一管理的原则，也不利于档案的保管和利用。随着医院规模的扩大和业务量的提高，医院档案的种类和数量也在不断增加，这就带来档案库房偏小，档案设施不齐全，档案装备较落后等问题。虽然近年来，计算机及网络技术应用于档案管理工作，但一些档案工作的开展还停留在手工收集、检索上，严重制约了医院档案工作的发展。
3 讨论及建议
3.1强化人才队伍建设是提高档案管理工作的首要前提
该研究发现，该院职工对档案管理工作不满意的人员超过一半，临床医生尤其突出，说明档案工作存在薄弱环节。事实上，作为一家三甲医院[1]，仅为18人且大多为兼职的档案管理队伍显然是不够的。档案管理知识日新月异，特别是网络技术和云平台的开发使用，使得传统意义的档案管理手段日渐落后，需要专业管理人员及时更新知识，跟上时代的步伐。建议在充实档案管理队伍人数的同时，对档案管理人员进行专业知识再培训。同时，注重档案工作人员敬业精神的塑造，要树立科学的态度和务实的工作作风，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破[2-3]。
3.2 严把资料收集质控关是提高档案利用效率的重要抓手
档案资料的质量高低和完善性是影响档案再利用的重要因素[4]。该调查显示，医院职工对档案资料的收集不全、存放不规范等提出异议。分析其形成原因，除了医院档案类别分属于不同业务部门管理导致的资料分散外，也与医院规模的扩大和业务量的提高有关。医院档案的种类和数量近年来在不断增加，这就带来档案库房偏小，档案设施不齐全，档案装备较落后等问题。建议院方一是可以在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。二是在扩建档案用房上给予倾斜扶持，在平时的资料归档整理中做一些改进和创新，这样也可以起到事半功倍的效果。三是统一制定档案资料收集及归档的要求并严格执行，确保档案资料的完整性。
3.3推进信息化建设是实现档案管理科学化的必由之路
虽然近年来，计算机及网络技术应用于档案管理工作，但一些档案工作的开展还停留在手工收集、检索上，严重制约了医院档案工作的发展。同时，随着现代化网络信息技术的广泛应用，要求档案管理的方式必须与时俱进地创新，最为突出的特点是档案实体和档案信息分离[5-6]。传统纸质档案的管理方式建立在手工操作的基础上，而现代电子档案、声像档案的管理，以数字化的形式来保存资料，保留了声像现场的真实，成为珍贵的档案资料。这也同样要求档案管理人员学习计算机技术、声像技术、网络技术等新知识，健全档案的电子化管理。同时，对档案实体和档案信息分离，使档案的信息与物质载体分离，实现简化立卷、深化检索的目的，使档案实体只作为保管单位，以便于保管、保护和统计；而档案信息检索、传输的主要对象，脱离实体便于做深层次加工、贮存，实现计算机检索和在网上传输。
3.4强化档案的使用意识，是推进医院档案科学化建设的本质目的
该调查发现，该院职工中近1/3的人从来不用档案，造成档案资源白白浪费。因此，建议在加大信息化建设的基础之上，要进一步强化职工档案使用的效率意识。要改变过去那种档案工作可有可无的懈怠作风，强化档案的价值挖掘，从而充分发挥档案的使用价值；档案工作人员也要主动出击，多宣传档案的价值，及时更新档案条文目录，提供各种便利条件，让职工能及时查阅到最新的档案信息，从而使全体职工养成使用档案的良好习惯。笔者相信，随着档案管理体系的进一步完善，档案开发利用的被动局面将会得到改善。
[参考文献]
[1] 葛秋蓉.创建三甲医院优化档案工作的几点做法[J].中国卫生产业，2014（20）：75-77.
[2] 丁红.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].中国现代医生，2014，52（2）：116-118.
[3] 刘玉梅.推动医院档案管理规范化的思考[J].赤子，2012（21）：15.
[4] 朱霞惠，何敏.科学挖掘卫生监督业务档案的利用价值[J].中国医药导报，2010，7（5）：146.
[5] 徐同伟.新时期加强医院信息化管理的思考[J].科技信息，2014（9）：132.
[6] 朱霞惠.提高卫生监督档案管理水平的几点做法[J].中国当代医药，2010，17（3）：121.
（收稿日期：2014-12-22）
