试论档案工作与学校评估的相互促进

摘要：文章试以学校评估中的创建发展为例，举证说明档案工作对艺术职业教育的促进作用和影响力，以及评估创建对学校档案工作的有力推动作用。

关键词：档案工作 学校评估 相互促进

近年来，江苏省教育厅在全省中等职业学校中开展了一系列评估活动，如星级学校评估、三项管理规范评、品牌特色专业评估。这些评估是中职校十分重要的评估，也是推动学校提高教学质量、提升办学水平、扩大社会声誉的重大举措，对于学校增强办学实力、拓展发展道路具有重要意义。以笔者所在学校的评估实践为例，自2007年以来，先后经历了教育部门的几次评估，每次评估都使学校的专业建设迈上一个新的台阶，其发展的程度和速度是过去几十年办学中前所未有的，产生的社会影响力也是空前的，全方位地促进了学校的专业建设、课程改革和教学管理。在评估过程中，笔者发现，学校档案工作发挥着重要的作用；同时评估也能较好的促进学校档案工作的开展。

一、档案在学校教学评估中的重要作用

1、学校档案是评估检查的重要基础

学校档案是指学校在教学、科研、党政管理和其它各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料 ，是学校建设与发展的历史见证 ，是每一所学校的宝贵财富 ，也是评估工作的一项重要依据。在历次重大评估中，学校都需要准备大量的评估材料，其中大部分文字的撰写和图片的收集都来源于学校的档案，因为档案真实地记录着学校的发展，是材料撰写和收集最重要的基础。如果档案工作做到真实、系统、完整，评估材料的准备工作就能高效率地完成。

2、学校档案是星级评估检查的重要依据

在评估中，评估专家主要通过听取汇报、实地考察、师生访谈、资料查阅等方式全方位地对学校进行考察，其中，资料查阅是星级评估中十分重要的环节。学校档案是全面客观反映学校教学工作情况的最具说服力的依据。档案不是随意或事后编写的资料，而是社会活动的原始记录，是以往工作情况的客观写照，它保留着真切的历史标记，具有不可辩驳的凭证作用。从我校的评估过程来看，大量的档案材料真实地反映了学校的面貌和发展，是评估专家核实学校汇报材料、师生访谈内容真实性与否的重要依据。

二、学校评估对档案工作的促进作用

1、评估增强了学校的档案意识

由于档案资料的系统与完整对评估的结果会产生重要的影响，学校越来越意识到档案工作的重要性，并把评估档案建设作为一项重要工作来抓。档案在评估过程中凸显出的特殊地位和重要作用，使得学校各级领导、教职工甚至学生开始重新审视档案的价值。2007年，我校参加二星级学校的评定，那时候的学校档案工作没有专人负责，资料的完整性、系统性较差，这给评估材料的准备带来了较大的障碍。此次评估过后，全校上下都意识到档案工作的重要性，重新布置档案室，聘请专业老师负责学校档案工作，并积极指导各部门的档案收集和整理，这给我校的三星级学校评估带来了极大的便利。

同时，学校的星级评估、三项管理规范等重大评估往往需要需要部门人员积极参与配合，这就对学校各部门的档案建设提出了相应的要求。在评估过程中，学校整体材料的形成是建立在各部门材料的基础之上的，这就要求学校不仅要将校档案室建设好，还要将各教研室、教务处、学生科等各部门的档案工作做好。我校自从二星级学校评估之后，不仅完善了校档案室，还对各部门的档案工作提出了高标准的要求，增强了各部门的档案意识，提升了部门档案管理的水平。

2、评估促进了档案工作的发展

学校评估的目的是“以评促建、以评促改”，评估在促进学校整体建设和发展的同时，对于档案工作也有重要的促进作用。在评估的自评阶段，学校会对档案资料存在的各种问题进行分析，查找档案管理运行机制中存在的薄弱环节和各种缺失。在学校的统一领导下，学校各部门积极主动地配合和支持对各类档案材料的收集、整理、归档工作，发现档案资料残缺不全，要立即进行补充；发现档案归档凌乱，则要进行系统归档。通过查漏补缺，优化档案工作机制，完善管理，提高质量，将档案工作整体提升到新的水准。

与此同时，由于评估工作是对至少近年来学校工作的整体总结或专项总结，所以，在评估中形成具有较为完备的阶段性总结材料及时归入档案资料室，充实、丰富、完备了档案库藏，提升了档案管理水平和案卷质量。比如我校在舞蹈专业省级实验点中形成的评估材料档案，对于三星级学校的评估起到了重要的作用；而在三星级评估中对于档案的整理收集以及所形成的评估材料，对于学校音乐专业参与的省级特色专业评估也起到了重要的参考作用。

3、学校档案工作借助评估机遇大力发展

通过对评估中学校档案工作的反思，我校的档案工作借助评估机遇得到了大力发展。主要表现为三个方面：一是建立了学校档案工作发展的长效机制。在评估过程中，校领导深刻意识到，档案工作不能在每次评估之前“临时抱佛脚”地加班改进，而应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制，以此为档案管理日常工作提供质量上的监控与保证，在迎评时做到从容不迫。二是加速了学校档案的信息化进程。依靠传统的手工管理的方式已经难以适应学校快速发展中对于档案信息的存储和查找需要，特别是学校评估工作方便快捷的检索、调档的要求，这就要求在档案工作中充分利用办公自动化的优势，逐步推进信息化管理。三是加强档案人才队伍建设，使之适应档案管理规范化、现代化和高效化的要求。学校在增强了档案意识的同时，已经开始有计划、有步骤、有针对性地对档案工作人员进行多种形式的教育、培训和指导，促使他们系统地学习和掌握档案业务知识、规律和方法，更好地适应档案的现代化管理。

综上所述，档案工作对于学校评估活动发挥着不可替代的作用，而学校评估在检验学校办学成果、推动学校全面发展的同时，也对档案工作起到了积极的促进作用，推动着档案工作向系统化、现代化方向发展。