做好疾病预防控制中心个人技术档案管理的思考

[摘要] 为进一步规范管理疾控中心个人技术档案，该文依据质量体系运行和实验室资质认证工作的要求，阐述了个人技术档案在疾病预防控工作中的作用、归档内容、整理方法以及存在问题，提出做好个人技术档案管理的对策，为不断发展的疾病预防控制工作提供服务。

[关键词] 疾病控制;个人技术;档案思考

[中图分类号] R197 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2016）11（a）-0156-03

Opinions on Doing a Good job in Individual Skill File Management in the Disease Control and Prevention Center

LIU Xue-mei， BAI Ying-hao

Honghe Prefecture Disease Control and Disease Center， Honghe， Yunan Province， 661199 China

[Abstract] In order to further standardize and manage the individual skill files in the disease control and prevention center， the paper elaborates the function， file content， sorting methods and existing issues of the individual skill file in the disease control and prevention work and puts forwards the strategies of doing a good job in the individual skill file management thus providing service for the growing disease prevention and control work according to the requirements of quality system operation and laboratory qualification certification.

[Key words] Disease control; Individual skill; File consideration

疾病预防控制中心的个人技术档案是技术人员在技术活动中的工作经历、业务水平、科研成果、继续教育、实践能力、业绩荣誉及个人特长等信息的真实记录和反映，是考核卫生技术人员综合素质的依据，也是疾控人才信息的重要载体。就目前疾控机构的工作职能来谈，必须拥有一支人才齐全、技术全面、能快速有效地应对突发公共卫生事件的专业队伍，而加强专业技术人员个人技术档案的管理，是实施疾控队伍人力资源信息储备和人才发展的基础。因此，提高个人技术档案的质量，对促进疾病预防控制工作的开展具有十分重要的作用。

1  个人技术档案的作用

1.1  为质量体系运行、实验室资质认证工作提供保证

疾控机构在质量管理体系及实验室资质认证工作中对技术人员的技术要求是相当严格、明确的，实验室技术人员应具备相关授权资格、能力、培训技能、专业资格和经验证明等，这些记录是实验室资质认证现场评审的主要内容之一。因此，个人技术档案材料的收集是不是齐全，档案的整理是不是规范都直接影响到质量体系认证工作的运行，并且在疾病预防和科学研究工作中，是否按相关准则和法规，建立科学规范的管理体系，保证出具的检测数据是否准确、可靠，都具有十分重要的作用。

1.2  为人才流动、职称评聘提供资料

个人技术档案反映了技术人员的技术成长过程，是人才信息资源的重要组成部分，基本涵盖了专业技术人员业务技术的全部内容。在人才流动时，可以依据个人技术档案，针对专业技术人员的技术专长合理调配，流动到更适合的岗位，充分发挥技能，做出显著成绩。通过统计，可以了解单位内部专业技术人员的学历、职称、科技成果等多方面的情况，既可具体到人，为评聘技术人员提供及时、准确的信息，又能对单位整体技术水平作出分析，及时为领导提供信息，提高管理人员宏观控制和决策的前瞻性、科学性。

1.3  为疾控机构提供人才信息

疾病预防控制中心个人技术档案对不同专业在岗技术人员的业务能力、专业技术水平、个人业绩、以及资历等职称情况作出了完整的记录，是评估专业技术人员技术能力以及业务情况的重要依据之一。疾病预防控制中心相关部门可通过对专业技术人员个人技术档案的妥善管理与优化，为管理部门工作人员技术提供疾病预防控制机构内部各类专业人才的构成情况，以便领导能够及时掌握队伍构成与缺陷，通过对工作队伍专业结构的系统分析，了解疾病预防控制中心人员队伍存在的薄弱之处，有针对性地培养并合理应用疾病预防控制中心所需各类人才，提高专业技术人员在疾病预防控制中心中的合理利用率。同时，能及时发现专业队伍的薄弱环节，对人员进行培训，提高专业技术队伍的整体素质，提供了重要的参考依据。

2  个人技术档案的归档内容

疾控中心的个人技术档案涉及内容多而广，实行“一人一卷”，动态管理。根据质量体系运行、实验室资质认证工作的要求，主要包括以下5个方面。

2.1  专业技术人员基础材料

主要包括履历表、学历学位证书及证明;各种专业技能考试、考核合格证、资格证、学分证等;参加各种科技研讨会、专业技术会议、出国考察、进修学习、短期培训、继续教育等;以及能反映专业人员个人资历和技术水平的各种材料。

2.2  专业技术人员任职资格评聘材料

主要包括专业技术人员历次任职资格证书及任职聘书。

2.3  专业技术人员从事科研技术成果材料

主要包括专业技术人员业绩工作总结、技术报告、公开发表的学术论文、论著等;参与各项科研项目获奖证明、证书;发明创造专利证书等。

2.4  专业技术人员考核材料

主要包括年度专业技术人员考核登记表、本人述职、培训、进修学习情况总结;著作、论文及重要技术报告情况;完成的主要专业技术工作、创造发明及成果情况;工作失误、失职情况;部门领导评鉴意见;考核委员会、小组审核意见;主管部门领导意见及被考核人意见等。

2.5  专业技术人员其他材料

指专业技术人员参加各种专业学会、学术的聘书及荣获的各种荣誉证书、学分等;获奖荣誉证书。凡不宜归入人事档案，也不属于文书档案而确属反映专业技术人员业务活动的材料，都应归入个人技术档案的范围。

3  个人技术档案的收集、整理

专业技术人员技术档案实行个人专档、动态管理原则。按技术档案分类要求进行整理、编目，录入电子表格，专业技术人员的技术档案材料采取随时收集与年终收集两种方式，由档案室提出材料的收集范围、内容，专业技术人员按要求将需要归档或新增添的技术档案材料复印件送交档案室验收、审核、归档，每年整理一次。整理完毕的档案材料放入档案盒内，由档案室统一提供个人技术档案。

组卷：档案管理人员将收集齐全的个人资料，采取一人一卷进行组卷，一人编一个档号。

排列：卷内材料排列按时间先后顺序进行排列，将更新内容的复印件按逐年顺序排列在相应的表格后;案卷排列按人员的先来后到顺序编排。

著录：制作相应的电子表格，将专业技术人员的信息录入。如：人员基本情况表、进修学习表、参加学术活动登记表、专业技术工作授奖登记表、论文发表情况表、主要的学习经历表、继续教育情况表、历年履职考核情况表等。

上架：采用盒装方式，在背脊写上姓名或者档号，按顺序排列，便于查阅。

4  当前个人技术档案存在的问题

4.1  归档意识不强

平时对个人技术档案所需材料收集工作不积极，只为检查而归档，一些重要资料未能及时归入，忽略了利用个人技术档案提供的人才信息，没有意识到个人技术档案对本人今后发展的长远影响。

4.2  管理方式落后

随着科学技术和经济的发展，疾控中心对专业技术人员的档案信息有增无减，而且要求快速、准确、系统地提供，传统的手工管理方式已不适应当前疾控中心日常工作的需求。

4.3  档案质量良莠不齐

个人技术档案是实验室认可的主要内容之一，缺乏档案专业性，没有明确的档案整理方法和统一的归档表格，只是由档案员凭经验和要求来整理、制作表格。并且存入的档案资料在时间、内容上没有连贯性，造成档案资料杂乱、内容不全，形成各家理各家的档案，没有统一的标准。

4.4  个人专业技术档案建档困难，资料不完善

现阶段，多数疾病预防控制机构针对个人专业技术档案的归档工作还不够规范，个人技术档案归档具有无序性的特点，管理模式相对零散，查阅非常不便。一般情况下是专业人员在需要对某项工作进行检查评审或需要进行职称考核与晋升时才以突击性的方式对档案资料进行收集与整理。在这种突击性的管理模式下，非常容易导致技术人员的档案资料出现缺页、缺件、丢失、甚至混乱无序的问题，难以为相关部门机构准确且及时的提供专业技术人员信息，管理无规范性可言。

5  作好个人技术档案的对策

5.1  实行档案室统一指导，科室分级管理

由档案室制定归档内容和归档要求，每年集中一次收集专业技术人员新取得的技术资料，按归档要求在科室内整理后，提交档案室，再由档案室审核归档。同时，根据疾控中心工作实际，制定个人技术档案管理制度和实施细则，明确档案责任人，配备专兼职档案员，确立档案管理人员岗位职责，将个人技术档案纳入科室年终目标责任考核。加大宣传力度，使专业技术人员充分认识到个人技术档案与自已的发展息息相关，形成把个人技术资料归档的自觉性和积极性。

5.2  成立个人技术档案管理领导小组

档案的管理离不开单位领导的重视，让中心领导加入到个人技术档案的管理和指导中来，成立档案管理领导小组，由中心主任任组长，各科室科长为成员，档案室为下设办公室。笔者认为，让中心领导加入到档案的管理和指导中，一方面可把涉及个人技术档案的科室与档案管理人员凝聚在一起，为个人技术档案工作的顺利开展搭建了平台;另一方面提升了个人技术档案在疾控中心工作中的地位，有利于促进疾控中心档案管理整体水平的提高。

5.3  保证个人技术档案资料的齐全完整

为确保档案资料的齐全完整，档案室要与业务科室随时保持联系，专业技术人员在每一项业务活动结束时，要将证书复印件交档案室，并在复印件上加盖“与原件一致”和单位公章，以示归档资料的真实性和严肃性;档案资料借出、借阅时，要有相应的登记制度，防止档案流失，保证档案的安全;专业技术人员的年终考核、职称评聘、学分验证、论文发表、科研成果等资料，所涉及的科室要及时提交档案室归档;疾控中心每年一次的内部质量检查，各科室要严把质量关，力求归档材料的齐全完整，保证档案材料的数量和质量，真正为疾控中心专业技术人员服务。

5.4  完善个人技术档案的收集工作

在针对技术档案进行收集与管理的过程中，应根据《疾病预防控制中心个人技术档案归档范围》的内容，制作并形成一个结构内容完善的表格，要求已经获取专业技术职称的技术人员在该表格中如实填写当年所获得的各项成绩与成就，完善表格内容，并提交相应的复印件，不断收集与补充。个人技术档案材料的收集是档案管理的前提和基础，对保障个人技术档案的作用具有重要意义。

5.5  规范个人技术档案的装订和书写

收集的个人技术档案资料之前是一份份散而无序的复印件或资料，要按《个人技术档案整理规则》进行分类整理，装订成册，放入档案盒内，并且清晰地写清案卷目录，便于保管和查阅。如果花了大量时间和精力收集整理档案，到最后装订和书写不规范，将功亏一篑，即使档案材料完整、齐全，其质量也将大受影响。因此，规范个人技术档案的装订和书写，是提高档案质量的有效手段。

5.6  逐步实现个人技术档案管理信息化

随着疾病预防控制工作的发展，专业技术人员面临的工作任务越来越重，产生的技术资料也日益增多，传统的手工管理方式已不能适应日常工作的需要，使用计算机管理档案已势在必行。根据技术档案的要求，把每位专业技术人员的信息录入计算机，建立人员信息数据库，对录入的信息进行及时更新与维护，确保档案信息数据完整、真实、准确。利用计算机、扫描仪等现代技术和设备，将专业技术人员的毕业证、资格证、职称证、荣誉证等制成PDF格式的图片文件，保存在计算机中，使个人技术档案形成双效保存，便于快速、高效地查询、检索、统计、分析专业技术人员情况，为疾病预防控制工作提供人才信息。同时尽量实现个人技术档案信息利用的网络化，提高信息利用的效率，真正实现个人技术档案信息化管理的目标。

总之，个人技术档案是疾病预防控制机构档案的一个重要组成部分，个人技术档案管理工作既展示了档案人员的专业技术水平，又体现了疾病控制队伍的整体素质。只有不断完善个人技术档案管理工作，逐步形成具有统一标准、统一格式、统一保管要求， 实现档案管理信息化的格局，才能为不断发展的疾病预防控制工作提供服务。

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（收稿日期：2016-08-07）