中职学校档案工作存在的问题及对策

摘要：学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中形成的具有保存或参考价值的档案资料，对学校的发展具有重要的作用，然而现阶段中职学校的档案工作仍然存在着许多难点，本文将就此阐述学校档案工作中存在的问题，并探讨相应的对策。

关键词：中职学校 档案工作 对策

中职学校的档案工作是一项十分重要的管理工作，同时也是我国档案事业的组成部分。对学校而言，教学活动、科研活动以及学校的党政管理而形成的对单位和社会有保存价值的文件、图像、视频等不同的历史记录都要依托档案管理而保存下来。因此，学校档案工作的重要性是不言而喻的，它的发展关系到教育事业的发展，关系着国家档案事业的繁荣。

一、目前学校档案工作存在的问题

作为一名中职学校档案管理人员，在多年的工作实践中，笔者认为目前学校档案收集与管理工作存在以下几个问题：

1、学校各部门缺乏专业的档案管理人员

从现阶段学校管理的状况来看，大部分学校的档案室都有专业的档案管理人员，而各个部门的档案收集与管理都交由教师兼职。由于档案兼职人员的不稳定和被动的工作方式，往往会导致文件归档难以完整、及时。比如笔者所在的学校，按照档案管理的要求，学校各个职能部门都需配备一名档案兼职人员，但对于档案的兼职工作，大家存在许多错误的认识，普遍认为档案的兼职工作是项简单的工作，只需档案部门要什么就给什么，谁都可以担任，于是就出现了档案兼职人员变更频繁的现象，极易导致文件的遗漏和混乱。同时，档案的兼职人员缺乏专业知识和专业的培训，对档案的整套业务流程不够熟悉，在面临重大检查时，往往手忙脚乱、东拼西凑，影响整个学校档案的质量。

2、档案人员重视纸质材料，忽视其他载体的材料

随着时代的进步，声像和电子档案逐渐普及，专业的档案人员已意识到了这类档案的重要性，但由于缺乏及时的培训学习，一些兼职档案人员还没有意识到这类档案的价值，从而忽视了这类档案的收集和管理工作。就笔者所在的学校而言，常常举办各式各样文艺演出的活动，师生们也频繁参加省市各类艺术赛事，相应地就产生了许多的照片、录音、录像等材料，随着各种现代化电子设备的出现，以磁、电、光等介质为载体的文件也不断地应运而生，产生了大量的电子档案，这些材料的收集是否齐全完整，对日后的查询利用工作起了至关重要的影响。近几年，我校的照片档案、影像资料档案大大丰富了学校档案的内容。

3、缺乏有效的档案监督指导制度

档案收集和管理工作是档案部门行政管理职能的充分体现，因为收集工作的目标虽然是档案实体，但是它的工作对象却是人。在学校的各个部门里都有明确的规章制度，详细地说明了需要归档材料的范围与内容，并规定档案的移交时间，但档案部门的收集工作却不尽人意，很多档案的兼职人员在收集工作中拖拖拉拉，到了归档的时间，却迟迟收集不齐全，移交工作一拖再拖。由于各部门档案人员属于兼职，而学校又缺乏有效的监督和指导制度，严重影响了档案的收集工作。

二、加强学校档案管理工作的对策

1、增强档案意识，加强档案兼职人员的培训工作

领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。学校要把档案管理纳入学校发展和管理的重要内容来抓，与学校建设同步规划、同步发展； 要大力宣传学校档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全校职工充分认识档案的重要性，认识档案与学校日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。针对档案兼职人员专业知识匮乏的现象，要积极提高专、兼职档案管理人员的业务水平，创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才，同时加强对现职人员的业务培训，或聘请专家讲学，或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学，把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩。

2、健全档案管理制度，规范档案管理行为

档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。学校要根据《档案法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。并将学校各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与学校各项重点工作同步考核评价，同步发展。

3、适当投入，强化档案室的硬件建设

根据学校的具体情况，逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。具备条件的学校，可以将档案目录和部分内容纳入局域网，利用网络系统加强各部门之间，院际之间的资源共享，沟通档案信息，以满足教学、科研等多方面的需求，从而推动学校各项事业的发展。

4、利用电脑，推动档案管理信息化建设

计算机应用，是目前最重要、最基本的现代化管理手段之一。在档案信息化管理中，电脑充分发挥其收集、传递、开发、利用等准确、快捷、容量大的功能。尽管文档在归档过程上无论从载体形式、归档办法，还是从本质属性、来源等方面都与纸质文件有很多不同，但是，随着时代的发展，加强档案管理信息化建设是完全有必要的。

综上所述，档案工作是中职学校的一项极为重要的工作，档案工作做得好坏直接影响着学校发挥其职能的效果。在新形势下，学校的档案工作必须适应新时期的形式和任务，发现自身存在的问题，及时解决问题，更好地为学校发展服务。