医院档案数字化管理模式分析
[摘要] 在当今医院档案管理中，数字化管理模式成为医院档案管理的主流，数字化管理模式顺应了当前数字化信息的时代，数字化管理是指将医院的各类档案以数据库的形式进行入档、管理。相比传统的档案管理方法来说，数字化管理已是大势所趋，大大提高了工作效率。当前，科学技术快速发展，日趋成熟，全球数字化时代已经成为趋势，医院档案管理也发生了变化，传统的档案管理模式已经不能满足医院档案管理的需求。通过分析可知，医院档案载体依然发生变化，以纸质为载体的信息形态已经逐渐被信息技术存储方式所替代，档案管理实现数字化已经成为医院档案管理改革的趋势。该文通过医院档案管理的数字化管理模式的现状、问题及策略进行分析，提出了医院档案数字化管理模式，以期提高医院档案管理水平，更好地满足医院发展需求。
[关键词] 医院；档案管理；数字化
[中图分类号] R7 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2016）08（b）-0179-03
[Abstract] In the current hospital file management， the digital management model has become the main stream of hospital file management， and the digital management model conforms to the present digital information era， the digital management refers to the file and management of various files in the hospital in a database form. Compared with the traditional file management method， the digital management is inevitable， which greatly improves the work efficiency. Currently， with the rapid development of science and technology and gradual maturity， the global digital era has become the trend， and the hospital file management has also taken an earthshaking change， and the traditional file management mode has failed to meet the demands of hospital file management， the analysis shows that the hospital file carrier still changes， and the information form taking paper as carrier has gradually been replaced by the information technical storage method， and the digital file management has already been the trend of hospital file management reform. The paper analyzes the status， issue and strategies of hospital file digital management mode and puts forwards the hospital file digital management mode in order to improve the hospital file management level and better satisfy the hospital development demands.
[Key words] Hospital； File management； Digital
医院档案管理实现数字化的优势主要表现在以下几个方面。首先，简化了工作流程。传统医学档案管理是人工整理、登记，耗费了大量的人力、物力、财力，并且出错率比较高。现在采用数字化的档案管理模式，极大地简化了工作流程，数字化档案管理是采用计算机技术、扫描技术、摄影技术、数据库技术、多媒体技术以及存储技术等，将传统纸质的资源转化为数字化的档案信息，以数据库的形式进行储存[1]。数字化的存储模式能够实现及时利用、有效共享，对档案的现代化管理、使用和传播都具有很重要的作用。数字化的档案管理模式可以随时修改，随时调动，既方便又迅速。其次，数字化管理灵活，直观性强。在医院中如果想要查询档案的借记情况，在计算机上直接输入借记人的信息就可以查阅，管理人员可以及时地查到相应的信息，方便灵活，减少了管理人员的很多时间，而且提高了检索的准确率。在不接触档案的情况下就可以检索到相关信息，这对档案原件来说是极大的保护，可以延长纸质档案的存放时间。在档案的录入及整理上，数字化技术有着人工档案管理没有的优势，可以减少出错率，提高档案的利用率。最后，传统模式将逐步被数字化模式取代。计算机技术的发展使得传统人工档案管理模式已经不能满足现代化社会的发展进程，行业在进步，所需管理的工作也在日益剧增，传统工作模式已承受不了工作的负荷，数字化技术的运用给传统模式带来巨大冲击，在过去传统的手工管理中，档案统计工作量特别大，实施数字化模式后，统计工作变得轻松、高效[2]。医院档案管理是医院里比较棘手的问题，现在数字化的档案管理模式，极大地简化了传统档案工作模式，有效提高了工作效率，对医院整体的发展具有重要的推动作用。因此，针对医院档案数字化管理中存在的问题，采取对应的策略具有重要意义。
1 医院档案数字化管理存在的主要问题
1.1 医院认识不足
现在很多医院对档案管理并没有投入较大的关注度，对医院的发展形式的认识也不到位，所以大多数医院对于档案的管理知识在于初步阶段，并没有形成规范的数字化体系[3]。医院普遍认为档案管理并没有什么实际的意义，他们认为档案管理的好坏跟医疗水平没有太大的关系，所以在档案管理上并没有太大的投资。
1.2 专业人员缺乏
虽然计算机技术发展迅速，但是在医疗方面并没有在相应的技术上有过硬的要求，医院档案管理人员的专业化水平明显不高，而且医院档案管理处多是年纪较大的或是转岗的人员，他们只会基础的计算机技术，再加上医院对档案管理的不重视，数字化技术在档案管理上的应用则可想而知，缺乏专业性的档案管理人员的现象较为普遍。
1.3 基础设施不达标
医院档案想要数字化模式必须要有先进的、齐备的软硬件系统设施，这是档案管理数字化模式必不可少的基本条件，目前很少有医院在数字化建设中配套设施齐全[4]。建设设施速度缓慢，技术力量、技术基础以及数据库建设等方面较为薄弱是档案数字化建设进程中一个较难的关卡。
1.4 数字技术存在安全隐患
由于数字化技术不受实践和地域的限制，电子文件不受载体的限制，在时间和空间的变化下，数字化的信息内容和位置易发生变化，在安全措施不到位的情况下，特别容易发生信息泄漏的问题。虽然数字化技术比较方便，但是其存在的问题是不容忽视的，在国家相关网络法律还不健全的情况下，档案室需要加紧落实把关环节，建立网关、防火墙、安装防病毒软件等来维护电子档案，保证数字化信息的安全，保障电子档案网络管理的有效运行[4]。
2 数字化管理模式的策略
2.1 培养专业化人才
人才培养是数字化建设的关键，现在医院医护人员中，低学历者较多，不喜欢从事档案管理者居多，缺乏相关计算机技术的专业人才，所以要想发展数字化管理模式，首要任务是培养专业性人才，包括专业人员、管理人员以及后续储备人员[5]。要深刻认识到自己人力资源缺乏，首先在现有的人员中进行信息素质培养，有关网络技术的专业培养，使之紧跟信息时代的步伐，数字时代的医院档案管理人员既要有扎实的传统档案知识，又要具备一定的医学知识、计算机知识、网络知识，培养复合型人才，同时与管理人员进行有效的沟通，化解心理障碍。
2.2 提高思想认识
医院要摒弃档案管理与医疗水平无关就不重视的想法，档案管理作为医院的基础工作，应该引起医院领导的重视。医院应将档案管理列入医院工作的日程，对档案管理工作者增加保障力度，根据规定安排合理规范的档案管理工作室。医院可以建立自己的局域网络，这为信息资源共享提供了有利契机，利用计算机和网络技术为档案工作人员随时提供信息查询的通道，提高档案利用水平，通过系统化联网，提供信息在线检索和阅档服务，为档案工作人员提供便利。
2.3 加强硬件设施，保障信息安全
要实施数字化档案管理模式，对医院的硬件设施也有较高的要求，硬件靠谱，数字化发展才能有序进行。医院要建立一整套完整的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统，这样才可以为医院数字化建设留下发展的空间。内部设施完善后还需要外部的配合，包括打印设备、扫描设备、拷贝等方便信息的输入、输出和利用。
数字化技术的发展，使得以数字为载体的信息安全性较低，由于不受时间空间的限制，电子文件不受载体的限制，在时间和空间的变化下，数字化的信息内容和位置易发生变化，在安全措施不到位的情况下，特别容易发生信息泄漏的问题[6]。加强硬件设施还可以保障信息的安全性。有必要建立医院数字化档案信息的安全保障系统，确保数字档案的安全和完整，应采用相应的信息安全技术，在技术上应加强防范，可以使用防火墙、防病毒软件、认证与授权技术等[7]。要加强对档案中价值较大的文件的保护，价值较大、保密性强的文件容易遭到黑客的侵袭，医院有必要最大限度的加强防范。
3 结语
现在大型医院的档案数字化管理模式还是比较广泛的，数字化建设为档案的管理开发和利用创造了空前有利的条件，使得档案在医院中的价值得以体现，加强数字化建设，推进医院档案数字化管理模式是顺应时代发展的要求，符合医院现代化管理的发展，是新时代档案管理的必由之路，现代化数字技术的发展是代替传统档案工作模式必然趋势，这样才能够促进医院快速全面的发展。
[参考文献]
[1] 赵全立. 医院档案管理工作运用数字化的探索与实践[J]. 管理观察，2014（3）：98-99.
[2] 罗娟，高江苓，符峰钊，等.医院声像档案数字化管理[J]. 解放军医院管理杂志，2014（5）：439-441.
[3] 郑玲玲. 医院实施档案数字化管理的分析研究[C]//档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集.2014：257-259.
[4] 马清. 档案数字化管理在医院档案管理中的应用[C]//今日财富杂志社.2016年第一届今日财富论坛论文集.今日财富杂志社，2016：1.
[5] 沈燕. 医院档案数字化管理的探讨[J].办公室业务，2013（9）：173，175.
[6] 李霞. 医院档案管理中应用档案管理模式的分析[J].中国卫生产业，2016（6）：180-182.
[7] 彭伊丽. 新时期下档案的数字化管理模式分析[J].才智，2015（10）：325.
（收稿日期：2016-05-13）
