关于新形势下加强基层医院会计档案管理的思考

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.22.001

[摘要] 医院会计档案是医院经济活动的历史记录，它直接反映了医院各项经济业务活动的收支状况，并能为各种经济责任提供强有力的证据，是医院开展财务管理工作的重要标准。随着法律法规的逐步健全，会计档案管理工作必须在传统管理基础上不断改革创新，健全各项管理制度，才能真正保证档案的价值得到切实发挥，能够为基层医院的决策层和管理者提供真实准确的财务数据资料，让决策层、管理层充分了解医院的发展趋势，形成正确的发展战略和管理方法，开展基层医院的服务和经营活动。

[关键词] 医院；会计档案；管理；建议

[中图分类号] R197 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2016）08（a）-0001-03

医院会计档案是医院经济活动的历史记录，它直接反映了医院各项经济业务活动的收支状况，并能为各种经济责任提供强有力的证据，是医院开展财务管理工作的重要标准。随着法律法规的逐步健全，会计档案管理工作必须在传统管理基础上不断改革创新，健全各项管理制度，才能真正保证档案的价值得到切实发挥，能够为基层医院的决策层和管理者提供真实准确的财务数据资料，让决策层、管理层充分了解医院的发展趋势，形成正确的发展战略和管理方法，开展基层医院的服务和经营活动。

1 会计档案管理工作的重要作用

会计档案管理是基层医院会计工作的重要组成部分，其主要功能就是按照国家财经法律法规，对医院经营活动、发展过程中产生的各类数据进行财务管理、会计核算活动，在医院发展中起着举足轻重的作用。第一，对加强医院内部管理起到支持和保证作用。在当今医疗市场竞争日益激烈的背景下，医院的管理者通过各年度的财务数据分析、业务收支对比，能够准确了解医院的发展趋势，为医院的经济决策提供强有力的数据依据，开展合理有效的服务经营活动，更好为医疗卫生事业发展做出贡献。因此，加强医院会计档案的管理，对医院规模的扩大和效益的提升起到重要的作用。第二，对维护医患双方正当权益提供有效法律依据。近年来，基层医院医疗纠纷数量明显增多，给医院包括行政主管部门提出了很大的挑战，带来了一定的负面影响。导致纠纷的部分原因是和医院收费、管理等因素有关。会计档案真实记录和反映了患者在看病消费的会计信息，不仅是医院收费的依据，也是患者维护自己权益的依据。因此，会计档案对日后需要调取时能够提供有力准确的参考依据，具有重要的法律意义。第三，是提升医院现代化管理水平的重要手段。随着计算机技术与网络信息技术的发展， 会计工作也由电算化逐步转向信息化，会计档案信息化也成为了会计的基础工作之一。会计档案信息化系统通过发挥计算机快速、准确的特点，有效解决了以往手工会计处理中一些难题，会计人员只要正确输入原始数据，计算机软件系统就能自动完成登账、算账、编制会计报表、立卷、归档、储存等工作，不仅减少了失误率，而且还可以及时反映和提高会计档案的质量，迅速准确地提供医院经营管理决策所需要的会计信息。

2 新形势下基层医院会计档案规范化管理要点

档案管理是一门技术性、应用性较强的工作，新形势下，医院必须高度重视会计档案管理工作，将之视为加强医院运营管理能力的重要内容，在档案的收集整理、归档、保管和销毁等方面进行规范化的管理。

2.1 会计档案中软硬件的管理

会计档案管理硬件包括档案存放地、档案存放器材等，加强对硬件的管理，就是要保证存放场地宽敞、干燥、无虫害，档案存放柜等器材完好无损，编制有序；会计档案管理软件包括会计档案管理软件、磁盘、驱动程序、服务器等。加强软件管理就是充分利用网络信息服务技术，将会计档案各类软件服务设施进行分类保管，统一使用。

2.2 会计档案的整理

会计档案的整理的主要工作流程就是由医院财务主管部门牵头，将会计资料统一收集和整理，装订成册或归入电子档案中后，交给医院档案管理部门，再由医院档案管理部门按照工作规定和工作流程，进行档案的清理、分类、保存工作。会计档案的管理要遵循科学分类，按照统一的分类标准和档案形成标准，要分门别类对卷宗进行排序与编号，以保证调阅方便。

2.3 会计档案的归档

会计档案的归档主要是对会记账簿、会计凭证、会计报表以及其他的文字资料进行装订。在进行会计凭证的归档工作时，应按照日期顺序以及会计记账凭证进行装订，装订的顺序按凭证排列的先后次序进行。而进行会计账簿的归档时应将单位的会计凭证编号、日期、金额、业务内容摘要和其他有关资料逐项记入账内，要求准确及时、摘要清楚、字迹工整。会计报表的归档，要求单位应按月、季、年上报并及时归档。

2.4 会计档案的保管

档案保管也是档案管理中一项重要内容，通常对于当年所形成的会计档案资料，应交由会计机构进行保管，时间为一年。一年期满之后，需要由会计机构制定移交清册，移交给本单位的档案管理机构进行统一保管。如果单位内部没有设立档案机构的，需在会计机构内部指定专人进行保管，出纳人员不得兼职管理会计档案。

2.5 会计档案的销毁环节管理

会计档案达到一定的保管年限后，应由本单位档案机构和会计机构提出档案销毁意见，制定销毁清册，列明销毁会计档案的卷号、名称、档案编号、册数、起止年度、已保管期限、应保管期限以及销毁时间等内容，同时需附上单位负责人的签署意见。对于超出保管年限的会计档案，要根据相关法规，按照保管期限时间长短的划定，经由财务主管部门和上级主管部门审批后，进行到期销毁工作，并作注销登记。销毁过程需要会计机构和档案机构共同派出人员进行监督，并在会计保管清册和会计档案销毁清册中列明单独抽出立卷的会计档案。需要注意的是，保管期满但还处在项目建设期的会计档案不得销毁。

3 加强基层医院会计档案管理的主要措施

3.1 配备专门的档案管理部门和人员、设施，加强规范化管理

医院相关人员要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，一定要把会计档案同其他病历档案、人事档案一样同等重视，规范管理。一是要加大资金投入，完善硬件设施。克服办公用房紧张、办公经费缺乏的难题，完善相关的硬件设施，建立起专用的阅档室和库房，实行专室专用的管理模式。二是要组织专业人员工作人员进行会计档案的收集、整理、保存工作，保证会计档案内容齐全、卷宗整齐有序。三是严格贯彻落实“七防”要求，并配备完善齐全的防盗设施，还要配备温度计、灭火器、空调器、除湿器等，科学调控室内湿度和温度。四是把会计档案的管理工作纳入到单位的年度目标考核之中，并明确其奖惩。

3.2 建立严格的档案管理制度，规范管理流程

医院的会计档案管理工作是一个系统工程，其工作流程所涉及内容繁多，这些内容数据庞大，计算量大。因此，基层医院要结合本单位的实际情况，根据国家相关法律法规，建立和完善会计档案各项工作的规章制度，形成科学的管理规范和工作流程，加强管理制度的实施和监督考核，构建科学合理的会计档案管理体系。第一，由医院的财务主管部门按照《医院会计制度》《会计档案管理办法》等规定，在会计档案的收集整理阶段，对分类大纲、归档范围、保管期限、归档时间以及移交时间等进行明确的规定，使会计档案管理工作有章可依、有法可循。第二，档案管理部门要有专业人士担任负责人，负责档案管理、制定、执行、完善、上报等工作；配备专业的档案管理工作人员，负责档案的收集、整理、分类、归档、维护、保密、核查等分项工作，严格按照不泄密、不损坏、不丢失的原则完成工作职责的各项内容，保证档案管理工作的有条不紊。例如：由管理层选拔负责会计档案的负责人，由财务主管部门任命从事会计档案的工作人员，负责记账凭证、装订成册，整理立卷与归档、移交、销毁以及档案管理室及存档设备器材的日常维护工作，并严格按照档案管理工作规则完成日常的工作。第三，依据相关法律，对会计档案的调取和借用，医院内部人员必须执行会计档案借用手续制度，流程为：提交查阅申请—会计档案管理部门负责人批准—财务主管部门负责人的批准—执同意借阅和调取的审批表，按档案管理的相关规定办理借阅手续。外单位及人员要查阅本部门会计档案的，需经会计档案管理部门负责人批准、财务主管部门负责人、医院分管领导同意，并要有单位的介绍信。第四，健全会计档案移交和存放制度。当会计档案在相应的核算中心保管一年之后，要严格执行相关规定移交给委托单位，并交由他们的档案机构妥善保管。第五，健全会计档案销毁制度，在会计档案保管达到一定期限之后，安排专人销毁相关档案，在销毁过程中要严格履行合法程序，做到规范、合理。只有这样，医院的会计档案才能给医院的决策提供必要的依据，使医院能够不断增强自身的竞争力。

3.3 提高档案管理人员的能力，提升管理质量

信息化时代下，医院的会计档案管理工作对人才提出了更高的要求，要想做到档案的真实准确与安全，必须采取多种途径提升档案管理人员的素质。首先，要重视加强档案管理人员的技术培训。重视工作人员电脑系统认知培训，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，掌握网络技术和信息技术，提高会计信息化的处理能力和服务能力，提高会计档案的管理水平。其次，积极引进专业人才，提升会计工作队伍活力。应提高会计档案管理人员的准入门槛，优先录用专业技能和工作能力强的管理人员，尤其注重选拔综合素质与能力较高的人才，来提高整个档案管理团队的工作素质。第三，提升档案管理人员的道德素养。档案工作人员要严格自律，端正工作态度，认真做好档案资料的收集、整理、保管工作，通过正反两方面的教育，切实提高思想认识，自觉遵守会计职业道德规范，做好会计档案的保密工作。最后，实行监督与奖惩机制并行，对会计档案工作业绩和计档案工作人员工作实效实施定期考核评定，做到奖罚分明、科学考评，以促进会计档案管理人员的工作积极性，激发工作热情。

3.4 加强医院会计档案管理的信息化建设，提高医院会计档案的使用价值

在信息化时代下，计算机信息技术得到广泛的应用，对档案进行信息化管理已成为现阶段档案管理的重要模式。信息化的管理使形式多样、数据繁杂、专业性和使用价值较高的医院会计档案资料的管理更加便捷。因此，以电子档案为主体的信息化推广使会计档案的存储电子化，极大地节省了档案卷宗的存储空间。按照电子档案的建档要求，医院要从会计档案的信息指标建立、器械药品的采购以日常治疗病史收集等方面着手，建立完整的软件系统。对原始凭证、会计账簿等会计资料全部认真、细致地录入数据库中，借助数据库的打印输出保存好会计档案资料，满足上级主管部门、物价部门、审计部门、财政等部门的检查。当然，在信息化的建设过程中，由于电子数据容易被修改的特性，档案的管理要根据其特点来进行授权、加密、电子签名、备份等数据的保存和保密工作；加强电子档案运行和服务软件的管理和维护，确保电子档案的安全性、机密性得到妥善管理，以保证医院资产的安全与完整。

4 结语

总之，会计档案管理工作作为医院财务管理的重要组成部分，在医院的经营管理中占据着一定的地位。随着我国经济的不断发展和社会的不断进步，会计档案管理将逐步朝着信息化、现代化、科技化的方向迈进。因此，在实际的工作中，我们应紧追时代步伐，逐步突破传统落后的思想观念，不断建立健全会计档案管理制度和管理体系，增强工作人员的管理素质和管理意识，提高会计档案管理的科学化、专业化与规范化，切实提高医院会计档案管理工作的整体效率和质量。

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（收稿日期：2016-05-03）