档案信息化管理的必要性与提升信息化水平的策略

摘要：随着科学技术和网络技术的迅猛发展，计算机已广泛应用于各种行业中，计算机及网络的使用加快了信息化管理的进程，大大提高了人们的工作效率，所以，提高档案信息化管理水平，对社会的发展尤为重要。本文对档案信息化管理的必要性和存在问题进行了分析，提出了提升档案信息化管理水平的发展策略。

关键词：档案 信息化管理 问题 策略

一. 档案信息化管理的必要性

1. 档案信息化管理的作用

（1）能推动经济和社会的科学发展

目前，我国的信息化已进入世界竞争的行列当中，档案信息化管理作为社会管理的重要组成部分，是重要的财富源泉，各个政府部门、行业企业的发展都离不开档案信息化管理工作，因此，档案信息化管理在一定程度上促进了社会各行各业的建设及发展，促进了人们管理观念和思想的转变，促进了档案管理事业顺应时代和社会发展的潮流。

（2）能提高档案管理的服务性

档案管理工作本就是一项为民谋利的服务性工作，比如为城乡居民提供学籍、地产，规范各类合作协会的档案等，这些都解决了人民的切身利益，而信息化管理在一定程度上提高了管理的速度，节约了人民的时间，使档案管理这这项服务性工作能解决更多的社会难点问题，从而保持社会的稳定。

（3）能保障组织档案资源的科学开发

传统的档案管理是一种档案入库的管理，档案入库后如果分类不合理，造成以后使用的时候不方便，而档案的信息化管理将档案的各种信息输入到数据库，并且能将各类档案激活，查找非常方便，管理非常具有科学性，为组织档案资源的开发提供了科学保障。

（4）能提高人们的思想道德水平

档案管理工作一定程度上维护了社会的和谐，彰显了社会的公平正义，这种作用形成了全社会弘扬民族精神和思想道德的规范，对于提高全国人民的思想道德水平有着积极的效应。

（5）减少工作中的错误，提高工作效率

以前，档案的管理主要依靠人力，一些工作人员的管理技术比较低，人为错误很严重，信息化管理不但能快速管理档案，还能将错误最小化，使各类档案的信息资源都非常清晰，提高了管理工作的工作效率，还提高了客户的满意度。

（6）节省空间，沟通方便

档案的入库管理占用了大量的空间，档案信息化管理是将各种档案资源输入到数据库并在计算机上保存，这样就节省了大量的空间，并且可以让内部人员自行查询档案资源，促进档案管理人员能及时和客户联系沟通。

2. 档案信息化管理的存在问题

（1）档案信息化管理缺乏管理人才

我国的很多企业和部门中，由于管理人员管理的专业性不高，不清楚相关工作的法律规范和企业制度规范，自身管理素质受到限制，有的还缺乏服务意识，造成档案管理人员在管理工作中工作质量不高，错误却不少，直接影响了档案管理水平的提升；领导者在选用管理人员的时候，为文化程度较低、档案专业管理能力薄弱的人发了通行证，导致管理工作不到位，档案信息化管理人才严重缺失。

（2）没有完善的管理制度和体系

由于有些管理工作人员调入和离职比较频繁，造成档案处于管理混乱或被无暇顾及的状态；有的档案管理人员的工作态度不好，责任心不强，在管理的过程中出现无视法律法规的行为，缺乏对档案科学、全面、合理管理的能力，这些现象从根本上反映了相关单位管理制度和体系的不健全。如果一个企业有健全的管理制度和规范体系，制定相关的责任机制和奖惩机制，信息化管理工作会在社会管理工作中发挥更大的作用。

二. 提升档案信息化管理水平的策略

1. 提高档案信息化管理人员的综合素质

档案信息化管理的管理主体是人，因此，档案信息化管理对工作人员的综合素质要求非常高，可以说档案管理需要的是一种综合性人才。有的管理人员管理能力不低，但是对计算机的运用能力却不高，而有的管理人员是计算机专业出身，但是缺乏一定的管理能力，这就要求加强对工作人员的培训，使管理人员在管理方面和信息技术方面得到均衡的发展；加强对管理人员工作态度、自身素质、服务意识等方面的培训，拓宽管理人员的知识面，使其全面了解信息化管理工作的性质；强化道德观念和思想观念使管理人员在工作过程中遵守法律法规和职业规则。

2. 建立健全档案管理系统

信息化管理工作必然离不开计算机和网络，因此，建立就一个档案管理系统非常重要，比如一个局域网，这种管理设施可以方便管理人员的工作，使他们能为客户提供更加准确和快捷的服务；建立推动档案信息化的信息服务平台，提供上线服务，运用信息技术将档案的实体构造呈现在人们面前，使人们能快速确定自己档案的准确性；同时，建立分类管理的体系，根据所有档案的客户、内容、类别等来进行分类，做到电子文件编号、档案性质等方面的一致性，将新旧档案分开管理，并对内容进行一一对应，做到档案管理操作、设备及文件格式等方面的科学化与标准化。

3. 加强宣传力度

加强对信息化管理的宣传力度，使人们更加了解和认同档案管理工作的重要性，改变对档案的运用方法，做到正确使用，并积极配合档案管理人员的管理工作。

4. 强化领导者对档案信息化管理工作的认知

有的领导对信息化管理系统的建立不重视，导致档案管理在一定程度上受到了限制，因此，领导必须加大对档案信息化管理工作的支持，建立健全档案信息化管理系统，使档案管理工作能在一个良好的环境中全面展开；领导还要转变思想观念，认清社会发展的形势，深入基层，加强对档案信息化管理工作的认识，深入了解档案管理工作人员的工作能力和客户的需求，保证档案信息化管理工作的顺利进行。

三.结束语：

总之，档案信息化管理是一项非常重要的管理工程，在我国社会的发展中充当着关键的角色，对构建社会主义和谐社会，提高综合国力有着重要影响。但是，档案信息化管理水平的有限仍然需要社会各界特别是管理工作人员的努力，为打造一个充满特色、充满挑战性的档案信息化管理系统提供保障，相信，档案工作能在此基础上更好的服务人民，发挥促进经济、社会快速发展的重要的作用。

参考文献：

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[2]陈燕.档案信息化管理策略探讨[J].华章.2011，19（7）：260.

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