学校档案的收集与整理工作研究

摘要：学校档案工作是保证学校实现持续发展的重要基础，也是保存长期以来教职工从事教学工作与学生学习活动中形成的有价值的文字、图表等内容的重要记录载体。本文通过对学校档案工作的特点、意义进行分析，提出了现阶段高校档案工作存在的问题，并提出了有针对性的建议，以更好的推动学校档案工作的发展。

关键词：学校 档案 收集 整理

1、学校档案工作的基本特点

学校档案工作是记录长期以来教职员工教学工作经验与学生学习行为的重要载体，档案不是事后编写出来或者随意收集起来的，档案是完全真实的，后人不能按照自己的观点去补充或者修改[1]。档案的这一真实属性是档案区别于其他现行材料的重要属性。从档案收集的内容分析，学校档案更多的是以上级相关部门文件与学校文件资料为主，档案的种类相对较多，包括文书档案、会计档案、人事档案、基建档案、教学档案等内容[2]。学校档案的适用对象主要是领导、各部门与单位工作人员以及学生，使用档案需要等级并保证按时归还，对密级档案的使用需要按照相关的申请、审批、等级与归还等程序进行，对于不涉及保密范围的档案，使用者可以进行摘录及复印等。

2、学校档案工作的意义

学校档案记录了长期以来教师的教学行为、教学经验以及学生的学习状况，同时还包括学校自成立以来所涉及到的人事、财政、基建等多方面内容，因此学校档案是学校发展的缩影，同时也是学校领导正确决策的重要依据，因此搞好档案材料的收集与整理工作是保证学校档案管理工作开展的前提，也是保证学校教学管理工作顺利开展的基础。档案的科学收集与整理能够有效的服务于学校管理、教师教学与学生学习。

另外，完整的学校档案可以帮助编辑多种学校专题目录与大事记，为学校领导开展相关的管理工作提供资料与参考，同时也能提高档案工作在学校工作中的地位。以教学档案为例进行分析，学校的教学档案为教师的教学提供了经验积累，同时也为教师考核与晋升提供了材料。学校档案真实的反映了学校的教学过程与教学模式，因此具有重要的价值和作用。学校的档案管理部门可以根据教学档案编辑教学参考材料，以优化教案，提高教学质量。再比如学校的学籍档案是查阅学生学籍的重要材料，学籍档案能够为学生提供各种各样的凭证材料，关系到学生的切身利益。因此可以说学校档案是丰富的文化财产，对于弘扬校园文化，培养校园人文精神具有重要的作用。

3、学校档案工作中存在的问题分析

第一，档案资料收集不完整。现阶段，很多学校档案存在资料收集不完整的状况，比如外出参加某些会议的人员不主动的将文件交给档案部门进行归档，或者一些教师自编的讲义、教案及证书等材料不愿意交给档案部门等行为，均给档案的收集与整理带来一定的困难。

第二，学生的毕业档案收集不全面。目前，很多高校受生源质量下降等方面的影响，要提高自身的教学质量与就业率，更多的重视对学生学籍档案的管理，忽视了学生毕业就业档案的收集与整理，因此高校档案部门还需要积极收集学生的毕业与就业信息，加强学生毕业档案管理，注意用人单位的招聘信息，并将信息及时反馈给就业部门，提高档案部门的价值和作用。

第三，档案工作人员业务水平有待进一步提高。目前，很多档案工作人员对一些文件材料是否有必要归档缺乏必要的鉴别能力，比如学校每年开展的各项活动，以德育活动为例，这些活动的计划、记录与总结等材料，在很多档案工作人员眼中没有必要进行登记，因此缺乏对这些内容与材料的归档，但在高校德育评估时，档案部门却拿不出相关的德育工作材料，只能补充档案，很大程度上损害了档案的真实性。

第四，档案管理部门与其他部门之间缺乏必要的沟通与交流。有些学校认为学校的教育部门主要工作是参与教育教学管理，而档案部门的主要工作是收集并整理档案，两个部门之间关联性不大，因此不重视这些部门的沟通。另外由于档案管理部门受自身工作人员素质与能力的影响，工作内容狭窄，工作人员仅限于在档案室中做一些接收、归档与保管等工作，很少深入到实际教学过程中，由于缺乏必要的沟通，导致档案工作问题重重[3]。

4、如何推动学校档案工作的有效收集与整理

第一，加强领导对档案工作的重视，健全档案工作的管理体系。学校领导的管理理念会在很大程度上影响到学校档案工作的管理，尤其是档案信息的收集与整理以及资源的开发等。另外学校领导还可以提供档案工作发展所需要的环境与资源，比如进行校园文化建设、档案信息资源的收集等。因此档案工作需要首先得到领导的重视，将档案工作列入校园工作发展日程中，深入贯彻落实《档案法》，自觉形成维护学校档案工作的管理体系，从组织上保证档案工作的有效开展。

第二，积极采取多样的档案收集与整理方式，以保证档案工作的顺利开展。学校的日常工作通常具有较强的规律性，因此也必然会有很多常规性档案，比如学校的年度工作计划与总结、招生计划、教学计划、学生档案等。档案工作部门首先要根据学校的归档制度做好常规的档案工作，定时集中收集相关材料。另外各部门与机构在工作活动后，将其所涉及到的材料要及时的上交档案部门进行归档。比如校长办公室收集行政类的档案，工会收集活动档案，教研室收集教学文字档案等，并将收集到的档案移交档案室归档保管。除此之外，还需要注意及时跟踪收集文件资料，比如学习重大活动的文件资料、照片等，或者领导外出考察带回的有价值材料等，档案工作人员要注意做好这些零散文件资料的收集工作，保证档案的完整性。

第三，加强档案管理人员业务素质，提高档案管理人员基本工作水平。学校档案材料的收集与整理会涉及到一些比较专业的问题，因此需要档案管理人员具备一定的档案资料收集与整理知识，这就要求要对档案工作人员进行必要的业务培训，以提高其档案工作能力。现阶段，由于高校档案部门工作人员大部分都没有专业的档案知识，因此有必要进行定期培训，学习档案管理基本知识，以提高档案管理人员业务素质与能力，进而促进档案收集与管理工作的顺利开展。

参考文献：

[1] 许镇雄.关于高校档案收集工作的探讨[J].云南档案，2007，（11）：39-40.

[2] 陈爱芬.学校档案收集工作的几点体会[J].科技资讯，2011，（18）：234-234.

[3] 闫连山.高校档案收集与管理工作刍议[J].兰台世界，2006，（15）：22-23.