高校行政办公自动化系统的设计方法

摘 要在高校中，行政办公是一项内容较多、涉及范围较广的工作，为在现有基础上，进一步提升行政办公效率，可应用办公自动化系统。基于此点，本文首先对高校行政办公自动化系统的基本设计原则进行分析，在此基础上对高校行政办公自动化系统的设计方法进行论述。

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1 高校行政办公自动化系统的基本设计原则

高校行政办公自动化系统设计既要采用先进的科学技术，又要满足高校行政办公需求，始终坚持以用户为核心进行系统设计。为实现上述目标，在对系统进行设计的过程中，应当遵循以下几点原则：

1.1 实用性原则

系统设计不能盲目求新、求大，避免造成建设资金浪费，增加高校资金负担。而是要在系统设计中关注实用价值开发，做到精益求精，同时兼顾常用功能，在满足功能需求的基础上最大限度地节约投资，降低系统建设风险。

1.2 安全性原则

安全性是系统设计的最基本原则，由于高校的大部分行政办公资料属于机密性文件，所以系统设计要保证高校资料和数据的安全，有效防范恶意攻击，通过设置访问权限、备份内部数据、采用身份认证与数据加密技术，从而避免出现核心资料丢失、篡改、损毁等问题。

1.3 稳定性原则

系统对稳定运行的要求较高，所以在系统设计中，必须建立起稳定的数据库，保证日常办公正常开展，各项系统功能得以顺利实现，避免因数据库不稳定而出现数据丢失问题。系统设计的稳定性还体现在能够支持大规模用户的同时使用，在同时使用中不出现系统瘫痪或运行故障。

1.4 先进性原则

先进性主要体现在对先进科学技术的运用，在系统设计中，要融入先进的思想，采用先进的技术架构，使系统能够达到运行速度快、兼容性好、结构化程度高的要求。同时，还要增强系统的可扩展性，在系统运行一段时间后，能够根据行政办公的业务拓展需求，增加相应的功能模块，实现对行政办公信息的综合处理。

2 高校行政办公自动化系统的设计方法

2.1 功能模块设计

2.1.1 个人办公模块

系统不仅要处理日常事务，还要处理其他事务，在这些事务处理中，由不同部门的不同执行人进行处理，这类工作即为任务（Task）。在个人办公模块除了需申请的业务之外，其他事务处理均可归为任务。每项任务的执行，其流程会有所不同，执行人也不同，并且执行过程带有一定重复性，某些环节也可采取并行处理的方式，或直接跳过不予执行。该模块的具体执行情况如图1所示。

2.1.2 公文发文模块

该模块主要包括以下三个方面：

（1）发文处理，规划和处理高校领导及相关职能部门负责人需解决的公文发布问题。

（2）收文管理，对上级主管部门和分管部门下发的公文进行集中处理，及时登记和维护收到的公文，可向各部门提供公文查询功能。收文管理可全面监控收文的全过程，保障收文流程有序开展。

（3）公文处理，由公文管理员利用公共操作模块对收发文进行处理，或由终端用户利用公共操作模块对需处理的文件进行处理。

2.1.3 管理模块

该模块是对部门、用户、角色、领导、系统设置、日志、授权的综合管理模块。对于用户管理而言，主要负责增加新用户账号密码、授予用户权限、修改用户权限。定期删除不存在的用户账号信息，但是该用户的员工信息仍然被保留在档案管理模块中，只是该用户无法登陆操作系统。角色管理与职权管理决定了员工对系统的操作权限。对于角色管理而言，主要对用户所在部门进行角色定位，保存相关部门岗位信息。对于职权管理而言，主要负责修改和删除用户职权。

2.2 接口设计

系统在建立服务器时可采用Web Service Software Factory工具，利用该工具实现客户端与数据库的数据交换，具体的接口设计包括以下三层：

2.2.1 服务接口层设计

该层中的服务契约用于定义业务交换过程中的服务模式，确定传递内容，而服务适配器则视为一个实现服务模式的容器，保证顺利实现服务契约的各项功能。

2.2.2 业务层设计

该层主要处理数据访问层与服务接口层的数据业务，根据业务性质的不同，可分为业务逻辑处理与业务实体处理。

2.2.3 数据访问层设计

该层主要对数据类型与数据访问的转换逻辑进行处理，数据访问层与数据库存在紧密联系，需实现与数据库之间的交互操作。

2.3 安全性设计

2.3.1 物理层安全设计

对物理设备进行安全防范，将该系统中所有软硬件设备均纳入到物理安全防范中，用以监控设备的运行状态。

2.3.2 网络层安全设计

对访问该系统的用户进行身份认证；加密处理公文传输的信息数据；实时监测入侵系统的非法行为；安装并及时更新杀毒软件。

2.3.3 系统层安全设计

该系统选用Windows7作为操作系统，对操作系统进行安全配置，加强对操作系统的安全性防护。

2.3.4 应用层安全设计

加强对应用软件和数据的安全防护，尤其是DNS、电子邮件、Web服务等应用软件，要对其安装杀毒软件，避免病毒造成系统安全威胁。

2.3.5 管理层安全设计

在该层中对所有部门和人员进行安全控制，严格分配各部门与操作人员的权限，采用数字签名技术，对所有人配置独一的数字签名，避免非法用户入侵系统获取操作权限。

3 结论

综上所述，本文在简要阐述高校行政办公自动化系统设计原则的基础上，从功能模块、接口及安全三个方面对该系统的设计方法进行分析。目前，本文所设计的这套系统已在某高校进行应用，系统的运行较为稳定，未出现故障问题，该系统的应用，使高校的行政办公效率获得进一步提升，由此可见，系统具有一定的推广使用价值。

参考文献

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[2] 邓志强.浅谈办公自动化系统在高职院校的建设及应用[J].电子制作，2013（2x）：145-145.

[3] 罗健萍.高校行政办公自动化系统的设计与实现[J].电子科技大学，2012.

作者简介

郏丹红（1989-），上海建桥学院。研究方向为行政管理。

作者单位

上海建桥学院 上海市 201306