企业文书档案实行现代化信息管理的措施探讨

【摘要】当前，传统企业文书档案管理已经不能够满足当前企业发展的需求，随着科技的发展，社会的进步，信息化技术的不断应用，企业文书档案管理也迎来重大的改革期，现代化信息管理下的企业文书档案管理开始实践，并得到推广，然而在实际运用过程中，也出现了一些新的问题，需要解决。本文通过对企业文书档案现代化信息管理技术进行了分析和研究，并提出了一些措施。

【关键词】企业；文书档案；信息管理

文书档案管理是企业档案管理的重要内容，在一定程度上事关企业发展的重要工作，通过对文书档案的整理、搜集、保管和调阅实现企业重要数据的利用。然而，随着企业发展规模的不断扩大，现代化企业部门的丰富和完善，企业的管理文书数据等不断增多，其中涉及的传统文档在管理上存在一定的混乱。为提高企业文书档案管理的效果和质量，现代化的信息管理技术被不断引入，在一定程度上，促进了企业的发展，但同时，也出现了一些新的问题，存在着一些隐患影响企业的安全发展。

一、企业文书档案现代化信息管理内容

企业文书档案现代化信息管理与传统文书管理不同之处在于其处理内容的数字化，通过对传统文书档案以数字数据形势进行整理、收集、保管和交流等手段实现文书档案的有效管理。因此，企业文书档案现代化管理的核心是数字化，基础是网络化，前提是安全化，只有做到这三点才能真正实现企业文书档案的综合管理。

（一）数字化。随着技术的发展，想实现现代化信息管理，前提是数字化。通过对数字化设备如扫描仪等设备的运用，对传统纸质文件进行扫描备份，在传统档案管理的基础之上，通过对扫描备份文件的快速查询以实现工作效率的提高。而较先进的公司通过电子文书的形式进行运用，档案管理部门以及其他各部门第一时间均能获得电子文书档案。

（二）网络化。企业文书档案现代化信息管理的基础是网络化，通过对网络技术的运用，现代化信息管理技术实现了以电子文件的形式对重要文档进行管理操作，其消除了传统文书档案的空间限制，实现了高效运用。同时通过内外网络的建设，使得企业文书档案的流通性和实时性大大增强。

（三）安全化。现代化信息管理的前提是安全化。随着网络技术的发展，网络安全问题已经成为互联网用户的重大安全问题。同样，对于企业来说也是一样。因此，企业现代化信息管理要想得以有效的运用其前提必须是确保信息管理的安全化。没有安全的信息管理，将造成企业的重大问题、核心机密的外流，造成企业发展和生存的困难。

二、对企业文书档案实行现代化信息管理的分析

企业通过对传统文书档案管理工作进行改革升级，利用现代化信息管理技术对其进行改良，通过数字化工作的实现，大大提高了企业的管理效率和文书档案管理的质量。一方面，通过对数字化技术、网络化技术的运用，大大提高了文书和重大文件的下达效率，克服了传统的空间限制，提高了企业精神下达的实现。另一方面，通过数字化的处理和管理，降低了档案管理人员的劳动内容和劳动强度，减少了档案管理对空间的要求，提高了文书档案的调阅、查询和使用效率。此外，以数据库的形式对文书档案进行管理和备份，降低了传统文件易损、易丢等缺点，提高了相关文件的保存效果，降低了数据损失的风险。

三、企业文书档案实行现代化信息管理存在的问题

虽然现代化的文书档案管理有诸多优点，但在实际使用中，也出现了一些问题，其中还存在一些重大问题，直接影响着企业的生存和发展。

（一）档案管理安全要求高。随着黑客技术的发展，互联网的安全都是相对的，因此，企业在网络化发展的今天，采用信息管理方法也是存在着相当的风险，尤其是商业竞争日益激烈，不排除一些卑劣的竞争手段威胁着现代化的企业文书档案管理。此外，由于电子文件以数据的形式存在，其文件的修改和变化较传统纸质文书要容易的多，因此产生的风险也较大。

（二）档案管理人员要求较高。传统文书管理以纸质管理为主，对计算机等电子设备的操控要求较少，因此对人员的素质要求不高。现代化信息管理的基础是计算机技术，因此，对文书管理人员要求管理人员要有较好的计算机技术运用技能。此外，由于电子数据的的更改、删除、备份等操作简单，因此，造成数据变更、丢失和损坏也相对容易，因此对企业管理人员的忠诚度也有较高的要求。

四、针对企业文书档案实行现代化信息管理问题的措施

（一）优化系统管理，构建安全环境。一方面，通过建立健全企业文书档案管理系统，对文书档案管理操作进行系统化管理和控制，通过对文书档案根据机密程度进行权限的设定，不同文件有不同使用权限，以此来保障机密文件的安全。另一方面，通过构建隔离内外网管理系统，将文书管理网络进行内外网隔离，将重要文件，权限内文件置于内网，与外网隔离，以此来实现内网数据和文件的安全。此外，加强文书档案管理系统和设备的维护与管理，对系统与设备进行升级，保障系统运行的稳定性和安全性。

（二）加强管理人员教育培训，提高文书档案管理质量。首先，加强对人员的教育和培训，提高操作人员的技术水平，以此来实现文书管理工作效率和质量的提升。其次，通过积极的培训和各类活动，调动员工的积极性和忠实度，避免企业文书管理系统内部人员造成重要信息的损失、丢失和泄漏等事故。最后，积极开展人才战略，通过对人才的引进，提高文书档案管理质量。

五、结语

企业文书档案施行现代化信息管理虽然当下存在一些问题，但它终将是时代发展的必然趋势，企业只有顺应时代的发展，对现代化信息技术进行运用，才能实现企业文书档案管理的质的飞跃。

【参考文献】

[1]王鹂.企业文书档案实行现代化信息管理的措施探讨[J]. 计算机光盘软件与应用，2014（03）：132-133.