从历年学历学籍漏注探讨开放大学学籍档案管理

【摘 要】广播电视大学因点多面广，学习动态性，学籍管理制度不规范、不完善等原因造成历年学籍学历频频漏注，导致毕业学员无法利用电子注册信息而屡遭诟病，对广播电视大学造成了较大的负面影响。针对电子学籍档案管理中存在的问题，广播电视大学在开放式的办学中，应摒弃重招生、轻管理的办学理念，重视学籍管理，全面补注遗漏学历信息，健全学籍管理制度，学籍管理岗位具备“四心”，完善学籍管理队伍建设，促进数字化校园建设，服务国家“互联网+”战略。

【关键词】广播电视大学；学籍档案；漏注；管理

【中图分类号】G728 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2017）04-0209-03

高等教育包括学历教育和非学历教育，广播电视大学（简称电大）自1979年成立以来一直承担着学历教育的办学任务，采用广播、电视、函授及其他远程教育方式实施高等教育。电大学历教育具有网点多、学员类别多分布广、流动性大等办学特点，客观上对电大学籍档案管理带来了许多困难和问题，具体表现在学籍档案管理不规范，学员在升学、晋升等资格审核方面利用学历时发现学籍档案信息缺失或不全，这种情况对电大办学造成了较大的负面影响。

1 电大学历教育学籍档案管理存在的问题

1.1 年度毕业生数据混乱，漏注学生学籍学历

学历电子注册包含4个阶段：1991—2000年是10年回注时段，2001年开始实行学历证书电子注册，2007年开始实行学籍电子注册，2010年开始实行学历证书即时注册。

1.1.1 某省级电大10年回登数据情况

该省级电大总共回登32 577条数据，其中，普通高等教育（简称普高）数据有5 298条，成人高等教育（简称成高）数据有27 279条；普高数据中有639条数据因录单缺失没法回登，成高数据有2 590条数据因录单缺失没法回登（该省成高共有2 683条数据缺录单，其中电大占96.53%）。

1.1.2 某省电大学历证书电子注册情况

学历认证实施15年以来，该省受理电大2001年毕业后的证书共2 168份，其中因为没有电子注册数据需要审核的证书共325份。

这些数据显示，该省在电大回登数据与学历证书注册中存在注销和漏注的现象。造成这些现象的原因是电大学籍管理时间过长（学籍有效时间为8年），有些学员报名了没有去读，有些学员在学习中由于个人原因半途而废，但这些学员在退学时学籍没有得到及时注销，部分学员学籍档案可能存在漏注现象，使得该省电大学历档案管理中数据比较混乱，漏注现象较为严重。在国家实施学历证书电子注册制度管理中，这将影响该校学生学籍学历证书的管理，造成部分学生学历证书国家不予以承认。该省学籍档案管理制度上存在诸多不足，还需要不断地加以完善。

1.2 管理制度不健全，重招生，轻管理

招生作为高等教育机构的入口，历来得到高校的高度重视，招到的学生多，学费增多，学校收入也随之增多，学校重视也理所当然。电大的学员大多是在职学员，毕业生就业问题基本不涉及，即便是普通班学生，数量也是较少的。学员随到随学，实行学分制管理，学员入学注册后学籍有效时间为8年，由于学籍跨度时间较长，造成了学籍管理及毕业管理环节存在脱节的现象。

从文件生命周期上来说，学员学籍档案的管理，应贯彻学员学习的过程，无论期间修学、转学、退学、更改身份信息、转专业等正常的学籍异动，学籍档案管理部门都应尽职地掌握学员学籍档案运动过程中信息的运动状态，对学员学籍档案实行现时管理，不因学籍异动而导致管理上脱节。该省10年回注的成高9.84%、普高12.06%的数据因录取档案缺失无法回登存在的漏注，究其原因是学籍档案管理制度不健全，学籍档案管理中重招生，轻管理。

1.3 学籍管理队伍不稳定，梯队建设不健全

学籍管理工作繁杂、琐粹，对政策连贯性要求较高，对岗位责任心要求更高，工作中的每个步骤都要求准确无误，出现错误便会造成无法逆转的严重后果，影响学员的权益，损害学校的声誉，可以说“善而无功、谬则有过”。因为受限于人员编制等原因，历年某省电大具体从事学籍管理的工作人员仅有一人，还有部分只是兼职，没人轮岗，该岗位工作人员请假、休假后，工作即停滞，颇有“一夫当关万夫莫开”的阵势。这种岗位设置模式将会导致原工作人员换岗后造成该校学籍管理岗位的“青黄不接”，对于新接手的学籍管理人员来说，无疑从头开始学习，政策、业务亦然。学籍管理队伍不稳定，梯队建设不健全，对于本来就繁杂、专业及政策性要求较高的学籍管理来说，无疑是雪上加霜，无所适从，年复一年，学籍管理堆积的问题越来越多。

2 解决开放大学学籍学历管理问题的对策

2.1 学校重视

学校不应只重视招生工作，而忽略了学籍管理相关工作。《高等教育法》明确，高等学历教育由国家统一管理，高等学校要按照国家有关规定颁发学历证书，颁发和管理学历证书是高等学校的权利和责任，其严肃性和权威性需要得到保障。因此，学校应该重视学籍管理工作。学员学籍档案是高校档案重要的组成部分，对高校的重要性不言而喻。要完善高校学籍档案的管理，杜绝管理过程中存在的漏注问题，学校必须从源頭来抓，按学籍档案形成过程规律，加强管理。国家、自治区教育行政管理部门多次强调加强对学历证书电子注册工作的领导，提高学籍管理人员素质，并保持学籍管理人员相对稳定。实施学历证书电子注册，基础工作在学校，学生信息是否正确注册，直接关系到学历证书能否顺利查询，因此学校必须加强重视。

2.2 全面补漏

按照“一条主线，两个层次，三个阶段”思路分批完善学历学籍档案补漏工作。“一条主线”是指电大承担学历教育这条主线，“两个层次”是招成高类型证书及电大普通班（含委培、自费等培养方式）等普通证书，“三个阶段”是指学历证书电子注册阶段、10年回登阶段及自电大成立到1990年阶段（自查）。

全面补漏前文统计出来的10年回登的数据，是漏注还是学员退学没有注销抑或是个别原因？这个工作量较大，短时间很难能核实得清楚，这需要校领导的支持及校内其他部门的协作。如果不做好这方面的工作，有可能对学校造成不好的负面影响。因此，学校必须从上而下加以重视，组织人力检查核对，查漏补遗，该注销的要注销，属于漏遗的要全面补漏。

补漏还要讲究方法，电大学员虽然动态学习，点多面广，在籍学生人数变动较大，但毕业生名单是相对固定的，各地市电大每年都汇总预计毕业名单及最终的毕业验印名单。某省教育行政主管部门1986—1992年统一对成高毕业证书进行验印（电大、教育学院的函授证书除外），1993—2000年国家教委统一验印，2001年以后，除军队院校学历证书以外，所有国民教育系列证书均实行电子注册。年度毕业名单是相对固定的，从毕业名单入手清查，理论上应该能杜绝遗漏。

以各地市电大确认且省级教育行政主管部门验印过的历年成高毕业名单为蓝本，除去已经电子注册或10年回登成功的数据，剩下的就是需要清查的漏网之鱼，这些数据不会增多，只会随着清查慢慢减少甚至清零。根据10年回注数据及电子注册数据，80%以上的数据应该可以经过计算机软件技术比对完成清查，剩下的20%分摊到年度来清查，每年度需要清查的量还是比较少的，只不过需要排查的都是有难点的，需要人工去核实，通过毕业登记名单去核实录取档案或者是学籍登记档案。

对电大成立以来至1990年的数据，可参照10年回登学历信息的方案：找毕业登记名单，核实入学资格材料。年份跨度虽然较长，但毕业生数量相对较少，当年招收的学生是有计划指标的，而且計划是自上而下，找出毕业花名册，再比对入学注册登记表（1986年以后为省级招生主管部门统一录取新生名册登记表）。

2.3 健全制度

由于管理制度不健全，电大学籍档案管理工作的随意性较大[1]。特别是纯粹手工管理及半手工管理的年代，那种随意性造成学籍学历档案缺失更加明显。因此，电大学籍管理部门应重视管理制度的建设，有相应的工作部署、工作措施、检查监督、绩效考核及责任倒查追溯，要严格按照《教育管理信息化标准》《普通高等学校学生管理规定》及教育部、省级教育行政主管部门对高等学校学籍学历管理的相关文件的要求，建立一套适用于电大特点的学籍档案管理制度，抓好学籍档案从产生到归档的各个环节，从学生入学到获得毕业资格，期间的学籍档案材料应该逐一落实，学籍异动或者学生变更信息都要有具备法律效力的材料存档备查，经办人及主管领导签字确认，责权明确，经得起历史的检验。

完善学籍管理制度，除了管理制度创新外，管理技术上也需要不断创新。纯手工或半手工的学籍管理模式由于涉及的人员管理较多，缺乏统一的操作规程和操作指南，很容易造成档案信息遗失、工作效率不高等问题，这与远程教育便捷性相矛盾。因此，学校要保障经费投入，通过计算机网络技术、“互联网+”模式创新管理，实现学员从入学到毕业全程网络化监控自动化管理。

2.4 完善队伍

人是管理的核心，质量管理重在人为。开放教育学籍档案管理政策性强，动态学习形式也造成学籍管理相对复杂，因此学籍管理岗位需要具备“四心”：责任心、细心、耐心、关心。学籍管理岗位既是管理环节，更是把关环节，稍有不慎就会造成不可收拾的局面，特别是学历电子注册后，要求对社会大众开放的学历查询必须准确无误，一旦上网注册便不予以更改。因此，工作中要求仔细核对学生的每一项信息，确保万无一失。开放大学学籍管理工作烦琐，学员多层次，各类问题不尽相同，即便相同的问题也不能确保不重复出现，该岗位直接面对学生，需要耐心解释，关心、关爱每一个学员，让学员切身体会到学校一直为他们热情服务。“四心”中最关键的是责任心，没有责任心，其他工作无从谈起。学籍档案管理人员应该树立责任意识，要有强烈的事业心，要有做好学籍档案管理工作的信心和热情，自觉地学习和掌握档案管理专业知识和技能[2]。为了保证学籍管理队伍稳定、健康发展，学籍管理应实施轮岗制，以确保其岗位工作的连续性。具体实施方法是以老带新、领导带新兵的“双保险”方案。釜底抽薪式的换岗对学籍管理是不负责任的，建议先在同部门中换岗，再跨部门换岗，以确保学籍管理工作的正常运转。

3 结语

电大学籍学历档案补漏具有重要意义，校园数字化建设也需要补注遗漏的学籍档案信息，以完善个人信息的真实性，为即将到来的社会征信体系服务。现阶段，各单位都开展档案数字化工作，所有存放在档案柜里的档案都要“活”起来，都要利用起来，学历学籍档案更是不能置之度外。学籍档案管理作为学校管理的重要环节，对其进行规范化、数字化科学管理是高等教育办学的要求，是促进校园数字化建设，推进国家“互联网+”战略发展的需要，是开放大学办学宗旨的重要体现。

参 考 文 献

[1]陈巧凡.电大学籍档案管理存在的问题与对策[J].内蒙古电大学刊，2005（4）：70-71.

[2]何荣泉.浅谈新时期电大学籍档案管理[J].中山大学学报，2005（4）：111-113.