医院科研电子档案的保存与维护策略
[摘要] 近年来，随着计算机网络及无纸化办公系统的推广应用，医院科研人员的科研环境、科研行为以及科学研究产生的材料成果形式都发生了深刻变化，以数字形式储存的科研电子档案已成为科研档案管理工作中越来越重要的档案形式。基于电子档案的特性，决定其保存和维护方面的复杂性。如何保存、维护好科研电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是医院科研档案管理者必须关注的重要问题。
[关键词] 医院；科研电子档案；保存
[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）01（c）-0064-04
Saving and Maintenance Strategies of Scientific Research Electronic Files in the Hospital
PAN Xiao-hui
Scientific and Research Department， Affiliated Hospital of Kunming University of Science and Technology（Yunnan First People’s Hospital），Kunming， Yunnan Province， 650032 China
[Abstract] In recent years， with the promotion and application of computer network and paperless office system， the scientific research environment， scientific research behavior and material results form produced by the scientific research are greatly changed， and the scientific research electronic files stored in the digital form has increasingly become an important form in the management work， the electronic files features determine the complexity of saving and maintenance， how to save and maintain the scientific research electronic files and make them in an accurate state safely， reliably and permanently are the important problems that the scientific research files managers in the hospital must pay attention to.
[Key words] Hospital； Scientific research electronic files； Savings
医院科研档案是医院科研人员在从事科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的原始记录材料，是科研管理和科研实践活动全过程的真实记录和反映[1]。医学科研档案作为医学科技知识的载体，蕴含了大量的科研成果、科技专利、高新技术及创新性科研思想等科研信息，对科研工作的先进性、科学性及实用价值的鉴定起着重要的作用；同时也为医院制定科技决策、规划医院发展、医院人才考核、职称晋升、科研人员进行科学研究及技术交流等方面提供了比较可靠真实的信息依据，具有参考及凭证的功能[2]。
近年来，随着计算机网络及无纸化办公系统的推广应用，医院科研人员的科研环境和科研行为都发生了深刻变化，科学研究产生的材料成果形式也随之发生变化，以数字形式储存的科研电子档案已成为科研档案管理工作中越来越重要的档案形式。诸如在医院的科研项目管理工作中，从国家自然科学基金委到省科技厅、教育厅、卫生计生委等各级各类科研项目的主管单位，都已使用本部门的科研项目管理系统，从申报指南发布到申报书填写、立项后任务书填写、中期进展报告、结题验收材料上报及申报科技成果等文件，都在项目管理系统填写和上传。医院作为项目管理的依托单位，势必形成大量的科研电子文件及有參考和利用价值的电子档案。如何保存、维护好科研电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是医院科研档案管理者必须关注的重要问题。
1 与科研纸质档案相比较，电子档案独有的特性
电子档案具有以下9个特性：①它是数字化的信息形态：电子档案是在信息系统中产生和处理的数字化文件；②对设备有依赖性：电子档案从形成、传输、储存、到读取都必须通过计算机系统软硬件平台实现；③载体的非直读性：储存在载体上的电子档案，在制作时把可识别的文字、图像等信息输入到计算机系统转换成二进制数码来表示，不能直接读出其内容，只有用相应的计算机系统将载体上的编码系列取出，然后转换成人们可以识别的形式，输出在显示屏上或打印在纸上；④与载体可以相互分离：纸质档案的内容和载体密不可分，而电子档案的存储位置可以变化且内容不发生任何改变；⑤物理结构与逻辑结构关系的复杂性：档案的物理结构是指内容存储在载体上的位置及其分布情况，如档案的正文、图形、附件等各自在载体上的存储位置；档案的逻辑结构是指其自身的结构，如档案的文字排列、章节构成、各页的先后顺序等。对于纸质档案来说，档案的物理结构与逻辑结构是一致的。但对于电子档案来说，其在传输、载体转换等处理过程，物理结构发生变化，而逻辑结构可保持不变；⑥对元数据的依赖性：元数据是关于数据的数据，如电子档案的上下文关系和结构的描述等。电子档案的元数据必须附在文件中否则无法恢复电子档案的原貌；⑦档案信息共享及不安全性：纸质档案只能在某时某地让能够接触到它的人阅读。而电子档案可以摆脱时间空间的制约，如果不特意采取措施，网络的任何终端都可以读取网络上某一存储器的电子文件，由此也使其容易招致网络不安全因素的破坏、攻击；⑧具有高保真性：纸质档案复制或微缩品都不可避免地出现清晰度下降、畸变、信息缺失等问题，而电子档案几乎不存在上述问题；⑨易修改性：电子档案的易修改性主要是由存储载体的可重写性决定的，且修改后不留任何痕迹[3]。
与传统的纸质科研档案相比，电子档案具有节约存储空间、便捷查找检索、方便资源共享和利用的优势，从而有效地减轻了档案管理员的工作量，提高档案信息的准确度和实效性，提高其服务质量和效率，最终使之更好地满足医院工作及各专业技术人员的需要。但另一方面，科研电子档案的一些特性也给管理工作带来很多难题。特别是如何安全地保存和维护电子档案，就是一个困难和复杂的问题。
2 影响医院科研电子档案安全保存与维护的因素
2.1 管理制度不完善
医院多数领导对档案管理工作不够重视，在科研管理方面多强调科研基金级别、立项数、科研成果级别及数量、科研平台建立和人才培养等，没有意识到科研电子档案保存和维护的重要性；档案管理人员大多缺少档案专业技术知识和技能的培训、没有制定统一、完善的科研档案保存规章制度，对科研档案的收集范围、时间、整理和移交等问题缺少具体的、可操作性强的规定。在当今计算机科学和网络技术不断发展，使科研电子档案也不断增加，制度上的缺失和档案管理人员专业素质低下都将给电子档案的安全保存和维护带来风险：如档案丢失、缺失、信息删减、泄密或不能读取等，使之不能作为参考和凭证文件应用。
2.2 对计算机系统软硬件平台的依赖
医院科研电子档案必须依赖计算机系统的软硬件平台才能读出的这一特性，给电子档案的安全保存和维护带来很多问题：①计算机设备突然发生故障，电子档案就无法读出；②电子档案在不同的计算机系统、不同的软件环境形成，有可能出现不兼容的问题，造成电子档案无法读取；③随着科学技术的日益发展，计算机的软硬件系统不断更新换代，不能及时解决电子档案格式转换的问题，也会造成无法读取；④电子档案是通过数字化过程形成的，在计算机软硬件系统上对其储存、压缩、传递、迁移等操作过程中，可能会造成数据丢失；⑤计算机软硬件系统容易遭到病毒、黑客的破坏和攻击，使档案信息无法读取或信息被篡改、缺失、窃取等[4]。
2.3 对存储介质的依赖
医院科研电子档案是以数码形式存储于磁盘、光盘等存储介质上的，并依赖计算机等数字设备阅读或处理。随着信息技术的发展，这些存储介质的技术也在不断发生变化，如有些接口或存储方式发生改变、存储介质受环境影响（如温度、湿度等）寿命有限等，因此对存储介质选择或维护不当，都有可能造成电子档案无法读取或信息缺失。
3 医院科研电子档案安全保存与维护策略
3.1 强化意识，完善管理制度
强化医院全员对电子档案保存和维护的意识。首先要强化医院领导层的对电子档案保存和维护意识，领导重视是员工做好每项工作的前提。医院领导应高度重视科研电子档案的保存和维护工作，确保档案资料的完整性和连续性，提高其质量水平，从而为医疗实践工作提供科学性、创新性的指导； 建立适合科研电子档案保存管理的规范和制度，为保存工作的开展提供保障，同时制度专门的制度，督促档案管理人员认真履行岗位职责，并通过引入奖惩机制，来提高他们的工作积极性、主动性和责任心。
3.2 依赖计算机软硬件更新的策略
3.2.1 拷贝 就是在原来的技术环境下，科研电子档案从某一个载体复制到另一载体。这是医院科研档案部门管理和保存电子檔案的一种基本方法。在这一过程中，首先要保证原电子档案的存储介质处于良好的状态，才能保证拷贝的效果。通常4年拷贝1次，且存储介质的继续存储时间不宜大于4年。
3.2.2 硬件留存 就是保存和维护过时的计算机软硬件系统（如原始的应用系统、操作系统软件及硬件平台等）以提供利用，读取那些当时记录在存储介质上的信息。但这样做的代价较大，只是暂时措施，无法长期维持。
3.2.3 仿真技术 就是利用仿真软件，在今后未知的系统上仿真旧系统，使得电子档案所依赖的原始程序，能够在非原技术平台上运行。它使通过由软件工程师撰写仿真程序，仿效过时的软、硬件平台的行为与相关操作系统，从而形成科研电子档案在旧的运行环境中重构。此技术可以暂时解决利用旧格式电子文件的问题，适用于所有类型的科研电子档案。但随着计算机软硬件的升级换代，必须需要不断研发相关的仿真软件。
3.2.4 迁移技术 这种方式使得数字信息在将来也可被读取。具体过程就是把数字信息从一个硬件、软件配置或平台向另一个硬件、软件配置或平台转移。它要求现有的计算机系统既能读取旧格式，也能将档案信息写在新格式上。如把科研电子文件从Word 97转换到Word 2 000，并再次归档储存。迁移技术在保护档案信息数据的真实性、完整性方面具有更深、更广的内涵，是可以广泛采用的保存方法。
3.2.5 标准化技术 由于电子档案产生于不同的时间段，产生于不同的软硬件平台，产生于不同的操作系统和运行环境，故而产生形式多样的电子文件格式，如文本、图形、图像、音频、视频、电子邮件、网页等格式。随着计算机软硬件技术的更新换代，必然出现电子档案格式无法转换，不能兼容现有系统等问题，这将导致一些保存的电子档案难以读取和利用。因此应对归档的科研电子文件制定统一标准，并建立格式登记系统。适于安全保存的电子档案格式应满足以下要求：格式开放，不绑定软硬件系统；格式具有自我描述、自我独立、自我复验的功能；具有较好的兼容性和适应性，能够在各个操作系统和软硬件环境下自由切换，便于读取和利用。如我国在《电子文件归档与管理规范》中对电子文件的通用格式进行了规定：文字型电子文件接收时必须用RTF、TXT等格式；扫描型电子文件接收时必须用JPEG等格式；音频视频型电子文件接收时必须用WAV、AVI、MPEG等格式[5]。它具有格式规范公开、高度的系统兼容性等特性，使科研档案需求者能够轻松地将任何文档原版原式地转换成PDF文档而其内容和结构仍保持完整性和真实性。
3.2.6 再生保存技术 是指将用过时技术存储在磁性载体或光盘上的电子，适时地转移到纸或缩微胶片上，不在依赖计算机软硬件平台读取。这种方法避免了计算机软硬件过时带来的各种麻烦。但它也存在一些问题，如声像档案信息等不能使用此技术转移；使用此技术保存的电子档案失去了远距离便捷传输和共享的能力。
3.2.7云存储技术 它是通过网络提供可配置的虚拟化存储及相关数据访问服务，为存储和管理大量数据提供解决方案。存储虚拟化实现了异构存储介质的互联和统一管理，实现了电子档案数据共享、冲突解决、一致性和数据迁移，实现了数据的透明存储和容灾容错策略，并为数据的安全保存和访问提供保障[6]。
3.3 存储介质的选择
医院科研电子档案的存储介质主要有以下两种类型： ①磁盘：可以保存5～30年，并可随机读写；其中硬盘容量较大，最高大5 TB，存取速度快，但发生故障的频率较高。此外，因其备份成本较高，故适用于容量适中且数据需要实时读取的信息；②光盘：普通光盘可以存储50～100年，存储容量大，读取速度中等，成本中等。科研电子档案的存储介质以光盘为最佳载体，它的记录原理为物理记录方式，一次性写入档案信息，且不能改变，只能读。光盘是最适于进行大量数据长期安全保存的最佳离线介质。对于特别重要的、需要永久保存的科研电子档案，建议使用档案级蓝光光盘[7]。它从技术上满足了最高标准的数据存储需求，可抗电磁冲击，同时在确保信息不丢失和可刻录的基础上，更加强调了光盘的保存质量和保存寿命，为档案信息的长期安全可读提供保障。
3.4 存储介质的维护和检测
①磁盘、光盘等的远离磁场，对其驱动器要保持清洁并定期维护保养；②不要触摸光盘的表面，不能折叠、弯曲磁盘、不要在纸套上书写，以防划伤磁盘、光盘表面；③磁盘、光盘要直立放置，以防挤压；④存储介质库房温度因保持在17～20℃，相对湿度应控制在35%～45%；⑤禁止保管人员将食品、饮料带入存储介质库房；⑥对存储介质定期检测，如是否有物理损伤、表面是否清洁、检测有无计算机病毒、驱动器是否正常运行等。对其存储的数据每年进行读写校验抽样检查（抽样量不小于20%），查看数据有无丢失，若里面有差错，就要重新修改更正及内容更新。
3.5 计算机网络系统不安全因素的防范
医院科研电子档案可以运用计算机网络化技术实现便捷的共享和利用。它给管理工作带来便利的同时，也存在着一定的安全隐患。如计算机系统的脆弱性，它的各个组成部分都有薄弱环节，极易遭到病毒和黑客的攻击或破坏，从而使电子档案误删、修改、损坏或丢失。因此，医院应建立一套合理、安全、严密的电子档案保存管理制度，防止电子档案的修改或破坏；安装官方防护软件，建立防火墙，定期对计算机进行杀毒防护和病毒检测，对重要的、保密的科研数据进行加密并备份等，以此来提高计算机的安全性和稳定性，为科研电子档案的完整保存提供保障。
3.6 提高档案管理人員的综合素质
科研电子档案的保存和维护工作是一项复杂的系统工程，涉及到诸多方面的问题，如电子档案的收集、鉴定、分类、归档、整理、有效利用问题，电子档案的真实性、完整性、有效性问题，以及网络与信息的安全问题等等，这些问题的解决均需要高素质的专业科研档案管理人员。因此，医院应安排专业素质和政治素质较高的人员负责，降低人为因素对保存和维护工作的影响；同时医院还应加大对档案专业技术人才的培养，制定专业培训计划，使其在掌握相关专业知识的同时，提高信息安全意识，学习并掌握各种有效的电子档案保存和维护的技术，提高自身信息处理能力，进而推动医院科研电子档案管理工作的有效开展。
对医院科研电子档案的有效保存和维护，是一项极其重要和复杂的工作。如果忽视了这一环节，随着电子档案的日益增多，计算机技术的不断发展，势必为保障旧有电子档案的真实性、完整性、有效性提出更大的难题。因此，在实施这一工作的过程中，应充分考虑到管理制度、设备、技术、环境及人员素质等综合因素的影响，制定出和采取有效的保存和维护措施，以确保档案的安全可靠，使其能够永久地处于可准确提供利用的状态，从而能够长期有效地发挥其应有的价值。
[参考文献]
[1] 胡桂周，吴志华，鲁鸿，等.医院科研档案管理存在的问题与建议[J].中国病案，2013，14（1）：17-19.
[2] 白永红，陈美娟.谈医学科研档案的归档与管理[J].新疆医学，2015，7（7）：948-954.
[3] 黄凤平.档案工作岗位培训教程[M].昆明：云南教育出版社，2016：256-257.
[4] 修尊福.浅谈电子档案的长期保存[J].兰台世界，2014，4（2）：80-81.
[5] 周成龙.长期保存视角下电子档案的格式管理[J].兰台世界，2017，4（1）：146-147.
[6] 杨静，殷建琳.Hadoop云存储技术在电子档案长期保存中的应用研究[J].档案与建设，2015（12）：22-25.
[7] 贾国锋.电子档案长期安全保存实践与建议[J].档案天地，2016（9）：46-48.
（收稿日期：2017-10-24）
